Gestão de projetos para autônomos, sem burocracia

A maioria das ferramentas de gestão de projetos para autônomos é ferramenta de time com a colaboração arrancada. Elas pressupõem sprints, marcos, painéis, um gerente de projeto que distribui tarefas. Você não tem nada disso. Você tem três projetos de clientes, um prazo de imposto, um site pessoal que vive pretendendo atualizar e as compras do mês.

O problema não é falta de ferramenta. É que o seu trabalho e a sua vida são a mesma lista, e ferramenta nenhuma lida bem com isso. Você não precisa de gráfico de Gantt. Precisa saber: agora, no computador, com 45 minutos antes de uma ligação com cliente, qual é a coisa mais útil que posso fazer?

Você abre o tingdo. Está no computador. Filtra por #computador. Você vê: 'Terminar os wireframes do cliente A', 'Enviar aquela nota para o cliente B', 'Atualizar o site do portfólio', 'Fechar as despesas de março'. Nada do protótipo do cliente C, porque essa é uma tarefa #telefone (você precisa ligar). Nada das compras, porque isso é #rua.

Você vê 6 coisas, não 30. Escolhe a nota, porque leva 5 minutos e significa receber. Depois volta para os wireframes.

Trabalho de cliente e tarefas pessoais vivem no mesmo sistema. Não existe um botão para trocar entre 'modo trabalho' e 'modo vida'. Quando você está na rua, vê o que é da rua. Quando está na mesa, vê o que é da mesa. Tudo em um lugar só, filtrado pela realidade.

Nada disso foi o tingdo que inventou. O sistema por baixo é o Getting Things Done, o método que David Allen desenhou para pessoas exatamente na sua posição: ciclos abertos demais, ninguém para delegar e uma cabeça que nunca foi feita para guardar tudo. O ponto de partida é uma observação simples. Cada coisa inacabada que você guarda só na cabeça, uma nota não enviada, um cliente a quem você deve resposta, um site que vive prometendo atualizar, fica ali como ciclo aberto. Seu cérebro não consegue dizer qual ciclo importa mais, então cobra todos ao mesmo tempo, normalmente às 2 da manhã. Esse estresse de fundo não é problema de disciplina. É o que acontece quando a cabeça é usada como depósito.

O GTD resolve isso em cinco passos. Você captura cada compromisso, tirando da cabeça e colocando em um lugar único e confiável, para que nada dependa de você lembrar. Esclarece cada item perguntando o que aquilo é de verdade e qual seria a próxima ação física concreta, para que 'site' vire 'escrever o texto da nova página Sobre'. Organiza essas ações por contexto, a situação em que você precisa estar para fazê-las, em vez de por projeto ou por prioridade. Revisa em uma revisão semanal que percorre tudo, para o sistema continuar atual e confiável. E então faz, o que significa simplesmente trabalhar, porque a decisão já está tomada.

É por isso que combina tão bem com a vida de autônomo. Você para de alternar entre uma ferramenta de trabalho e uma ferramenta de vida, porque o método não separa por trabalho ou vida. Ele separa pelo que dá para fazer agora, no computador, no telefone ou na rua. Quando seu sistema segura todos os ciclos e você confia nele por completo, sua cabeça finalmente fica livre para se concentrar na tarefa à sua frente. O tingdo só faz desse método o padrão, para o seu esforço ir para o trabalho em vez de ir para a construção do sistema.

Você mandou o protótipo para o cliente C na sexta. Escreveu para o contador na segunda. Abriu um chamado no provedor de hospedagem há duas semanas. Alguma dessas coisas foi resolvida? Você não sabe, porque não anotou.

No tingdo, tudo que você delegou ou que depende de outra pessoa tem o status Waiting For (o que você espera de outras pessoas). 'Retorno do cliente C sobre o protótipo', 'Confirmação do contador sobre a entrega do imposto', 'Confirmação da migração pelo provedor'. Essas tarefas ficam fora da sua visão diária. Você não pensa nelas até a revisão semanal, onde o aplicativo percorre cada uma: ainda esperando? Hora de cobrar? Já foi?

Sem bilhetinhos colados no monitor. Sem rolar a caixa de enviados. Sem 'acho que perguntei sobre isso, mas não tenho certeza'.

Para quem trabalha por conta, saber para onde vai o tempo não é opcional. Cobrando por hora ou só querendo entender quanto os projetos levam de verdade, medir tempo faz parte do trabalho.

O tingdo tem um Focus Mode (o modo foco) embutido. Você inicia em qualquer tarefa e o aplicativo acompanha quanto tempo você passa nela. Sem aplicativo de cronômetro à parte, sem extensão de navegador, sem planilha. O cronômetro mora onde o trabalho mora.

O tempo medido fica registrado no Logbook (seu histórico do que foi feito). Na hora de emitir a nota ou de avaliar como o projeto correu, você pode exportar seus dados de tempo. O Logbook e a exportação de dados estão nos planos Pro e Unlimited.

Isso não é um cronômetro pomodoro nem uma ferramenta de gamificação da produtividade. Não tem sequência de dias, não tem pontos, não tem pressão. É um registro discreto de para onde foi o seu tempo, disponível quando você precisar.

Aquela sensação de quarta, a de que tudo cai em cima de você de uma vez, acontece porque você não olha o quadro completo desde a semana passada. As coisas se acumularam. Compromissos escorregaram.

A revisão semanal evita isso. Uma vez por semana, você percorre tudo: esvazia a Inbox, confere cada projeto (o cliente A tem uma próxima ação? e a entrega do imposto?), cobra o que está em espera, olha as ideias em Someday/Maybe (algum dia, talvez). Quando termina, você sabe o estado da sua vida inteira, profissional e pessoal, em uma passada só.

'Aprender motion design.' 'Transformar meu método de consultoria em um curso.' 'Refazer a logo.' São ambições reais, mas agir nelas agora significaria largar trabalho de cliente. Na maioria dos sistemas, elas ficam na lista ativa (criando culpa) ou são apagadas (criando arrependimento).

No tingdo, vão para o Someday/Maybe. Fora da sua visão diária. Sem culpa. Uma vez por semana, na revisão, você dá uma olhada. Na maior parte das vezes, segue em frente. Mas às vezes algo se encaixa e aquilo vira um projeto de verdade.