O método GTD
Método GTD: um resumo prático
O GTD, método de produtividade criado por David Allen, também é conhecido pelo nome original, Getting Things Done. A ideia central: tirar tudo da cabeça e colocar em um sistema em que você confia. Veja como funciona.
O fato de um sistema funcionar não significa que ele seja o melhor sistema possível. Um sistema só é confiável se sair do seu caminho. Cada decisão a mais que ele exige, cada revisão vaga e sem fim, cada captura desajeitada cobra um pedágio pequeno da sua atenção. O método é o trabalho; o sistema é o martelo. Método portátil não quer dizer sistema irrelevante. Ao longo de semanas, esses atritos somam e viram um sistema que custa mais energia do que economiza. Se GTD é novidade para você e esta página parece muita coisa de uma vez, existe um ponto de partida em linguagem simples, sem vocabulário técnico: como fazer uma lista de tarefas que funciona de verdade.
Os cinco passos do método GTD
O que é GTD, em uma frase: um jeito de tirar os compromissos da cabeça e colocá-los em um sistema confiável. A metodologia GTD se apoia em cinco passos. Você faz na ordem e repete com regularidade.
Capturar
Anote tudo que está ocupando sua atenção. Tarefas, ideias, lembretes, compromissos. Tire tudo da cabeça e coloque em um lugar só: sua Inbox (a caixa onde chega tudo que é novo). A única regra é: capture agora, decida depois o que fazer com aquilo.
In tingdo: A captura acontece em um único campo de entrada. Digite + e um título, aperte enter. É só isso. A tarefa cai na sua Inbox. Você pode acrescentar projeto, contexto e prazo na mesma linha, mas nada disso é obrigatório.
Esclarecer
Passe pela Inbox um item de cada vez. Para cada item, pergunte: isso é acionável? Se for, decida qual é a próxima ação física concreta. Se não for, você tem três saídas: apagar, se não interessa; mandar para a lista Someday/Maybe (algum dia, talvez), se você talvez queira agir mais tarde; ou arquivar como Reference (o que você guarda para consultar), se é informação que vale guardar. Material de referência não é tarefa. É uma nota, um documento, uma informação que apoia seus projetos sem entulhar suas listas de ação. O objetivo de esclarecer é transformar coisas vagas em próximos passos claros ou em referência bem arquivada.
In tingdo: Você processa a Inbox atribuindo um status a cada item: próxima ação, Queue (os passos já decididos, em fila), Waiting For (o que você espera de outras pessoas), agendado, Someday/Maybe ou Reference. Itens marcados como referência viram notas do projeto. Continuam no sistema, visíveis dentro do projeto a que pertencem, mas nunca aparecem nas suas listas de ação. É assim que o tingdo mantém tarefas e material de referência no mesmo lugar sem misturar os dois.
Organizar
Coloque cada item esclarecido onde ele pertence. Próximas ações vão para a lista de próximas ações, agrupadas por contexto: o que dá para fazer no computador, o que exige um telefonema, o que resolve na rua. Resultados de vários passos viram projetos. Itens com prazo firme ganham uma data. Todo o resto se organiza por contexto, não por urgência.
In tingdo: O tingdo organiza as próximas ações por contexto, exatamente como o GTD manda. Não existem níveis de prioridade. No GTD, a prioridade nasce do contexto, da energia e do tempo disponível, não de um número ou de um código de cores. O tingdo segue esse princípio: se você está no computador, vê as tarefas @computador. A decisão sobre o que fazer em seguida é sua, não do aplicativo.
Revisar
Uma vez por semana, faça a Weekly Review (sua revisão semanal). Passe por todos os projetos e garanta que cada um tem uma próxima ação clara. Confira a lista Someday/Maybe. Esvazie a Inbox por completo. A revisão semanal é o que mantém o sistema confiável. Sem ela, você para de confiar nas listas e volta a guardar tudo na cabeça.
In tingdo: A revisão semanal é um processo guiado, passo a passo. O aplicativo conduz você por cada fase: esvaziar a Inbox, revisar cada projeto ativo, percorrer a fila, checar os itens em espera, revisitar o Someday/Maybe. Não dá para pular adiante. Uma coisa de cada vez.
Fazer
Agora você trabalha. Olhe sua lista de próximas ações, filtrada pelo lugar onde você está e pelas ferramentas que tem à mão. Escolha algo e faça. Sem culpa pelo que ficou de fora, porque seu sistema guarda tudo. Você já decidiu na hora de esclarecer e organizar. Agora é só executar.
In tingdo: A tela inicial é sua lista de próximas ações, agrupada por contexto. Não existe visão de hoje, nem calendário, nem contador de atrasos. Você abre o aplicativo e vê o que dá para fazer agora, onde você está.
O fluxograma de decisão do GTD
Quando algo chega na sua Inbox, este é o raciocínio. Uma pergunta de cada vez, até o item ter um lugar claro.
In tingdo: É isso que acontece quando você processa a Inbox. Cada item ganha um status (próxima ação, Queue, Waiting For, agendado, Someday/Maybe ou Reference) e, se fizer sentido, um projeto e um contexto. O fluxograma é o raciocínio; o status é o resultado.
GTD, o que é: os conceitos principais com exemplos
Inbox
Onde tudo cai primeiro. Sem processar, sem ordenar, sem classificar. A Inbox (a caixa onde chega tudo que é novo) é um espaço de passagem, não uma lista de tarefas. O objetivo é esvaziá-la com regularidade.
In tingdo: Toda tarefa nova começa na Inbox, a menos que você atribua um status já na captura. A revisão semanal começa por zerar a Inbox.
Próximas ações
O único próximo passo físico que move a coisa adiante. Não é 'planejar o evento', é 'ligar para o espaço e perguntar sobre disponibilidade'. Concreto, factível, sem ambiguidade.
In tingdo: As próximas ações são o coração do aplicativo. A tela inicial mostra só as tarefas com status 'próxima', agrupadas por contexto. Todo projeto precisa ter pelo menos uma próxima ação, senão é marcado como parado.
Projetos
Qualquer coisa que exija mais de um passo para terminar. 'Consertar a torneira da cozinha' pode ser uma ação única. 'Reformar a cozinha' é um projeto com muitas próximas ações.
In tingdo: Projetos podem ser aninhados (subprojetos), mas as tarefas são sempre planas dentro de um projeto. Se uma tarefa precisa de subtarefas, isso é sinal de criar um subprojeto no lugar. Assim as coisas ficam simples e sem complexidade escondida.
Áreas de foco
Um nível acima dos projetos estão as partes da sua vida e do seu trabalho pelas quais você responde: seu emprego, sua saúde, sua casa, suas finanças, as pessoas de quem você cuida. Não são resultados que se concluem, são coisas que você mantém. Reler essas áreas é como os projetos que faltam aparecem: você olha para o padrão que cobra de si mesmo em uma área e percebe que nada em andamento serve de verdade a ele.
In tingdo: As áreas agrupam projetos, e um projeto pode pertencer a mais de uma. Cada área carrega um padrão escrito com as suas palavras e guarda as próprias notas arquivadas, nunca ações. Uma revisão de áreas separada percorre todas elas e faz uma pergunta por área: está faltando algo aqui?
Horizontes de foco
O GTD organiza compromisso por altitude, não só por projetos e ações. A pista de decolagem guarda as próximas ações, o que você faz hoje. Os projetos ficam a 10.000 pés, um nível acima. As áreas de foco ficam a 20.000 pés: as responsabilidades permanentes que um projeto tem de servir. Acima disso, a altitude continua subindo: metas para os próximos um ou dois anos a 30.000 pés, uma visão mais longa a 40.000 pés e, a 50.000 pés, o propósito e os valores que decidem por que tudo isso importa. Cada nível filtra o de baixo.
In tingdo: O tingdo cobre a pista, os projetos e as áreas de foco, as altitudes que têm uma próxima ação clara ligada a elas. Metas, visão e propósito importam na hora de decidir no que trabalhar, mas não são uma lista de tarefas. O tingdo deixa isso para um caderno ou uma hora de pensamento tranquilo, não para uma funcionalidade.
Contextos
Etiquetas que descrevem onde ou com o quê você consegue fazer uma tarefa. Exemplos: @computador, @telefone, @rua, @casa. Quando você senta no computador, filtra por @computador e vê tudo que dá para fazer agora.
In tingdo: Contextos são um conceito central, não um enfeite. Você filtra suas próximas ações por contexto com um toque, ou digita # na barra de busca para pular para qualquer visão de contexto.
Someday/Maybe
Um estacionamento para coisas que você talvez queira fazer, mas com as quais ainda não se comprometeu. Ideias, aspirações, coisas que não são acionáveis agora. Você revisa essa lista toda semana e decide se alguma coisa está pronta para virar ativa.
In tingdo: Tarefas e projetos podem ter o status Someday/Maybe (algum dia, talvez). Ficam fora do seu fluxo diário e só reaparecem na revisão semanal.
Queue
Depois que um projeto está pensado, só o primeiro passo é próxima ação. O resto está decidido, mas ainda não é acionável: é o plano do que vem depois. No GTD, isso vive no material de apoio do projeto, para não competir com o que você consegue fazer agora.
In tingdo: Queue (os passos já decididos, em fila) é um status próprio para esses passos posteriores. Cada um vive no seu projeto, na ordem que você define arrastando, e fica fora das próximas ações até você promovê-lo. Queue é decidido e esperando. Someday/Maybe é indeciso e pode continuar assim.
Waiting For
Tarefas que você delegou a outra pessoa ou que dependem de um acontecimento externo. Você não pode agir sobre elas, mas precisa acompanhar para que nada se perca. A revisão semanal tem um passo dedicado a conferir todos os itens em espera.
In tingdo: Waiting For (o que você espera de outras pessoas) é um status próprio. Essas tarefas ficam escondidas da lista de próximas ações, mas têm um passo próprio na revisão semanal, para lembrar você de cobrar.
Agendado
Algumas tarefas têm data fixa: uma reunião, um prazo de entrega, uma consulta. No GTD, isso vai para a agenda, não para a lista de ações. Acontecem em um momento específico e não competem com suas próximas ações.
In tingdo: O tingdo tem um status agendado para tarefas com data fixa. Tarefas agendadas ficam separadas da lista de próximas ações. Prazos são opcionais e reservados a compromissos que realmente dependem de tempo, não a pressão que você inventa para si mesmo.
Prazos
No GTD, a maior parte das tarefas não tem prazo. Prazo é uma restrição externa firme: a data de entrega do imposto, o vencimento de um contrato, a partida de um voo. Colocar prazos artificiais em tarefas que não precisam deles gera culpa quando você não cumpre, que é justamente o oposto do que um sistema confiável deveria fazer.
In tingdo: Os prazos são opcionais. Você pode definir um quando a tarefa realmente tem data firme. Não existe aviso nem campo empurrando você a colocar uma data. O aplicativo não conta o que está atrasado, porque a maioria das tarefas não está atrasada. Está esperando a hora certa.
Leia mais sobre por que a gestão de tarefas centrada em datas falha
Material de referência
Informação não acionável que você quer guardar: anotações de reunião, números de conta, instruções, links úteis. No GTD, o material de referência é arquivado separado das listas de ação para não entulhar seu fluxo de trabalho.
In tingdo: Os itens de referência vivem dentro dos projetos, ao lado das tarefas, mas são visualmente distintos e ficam escondidos das listas de ação. Você cria uma nota de referência com * na barra de busca, do mesmo jeito que cria uma tarefa com +. Uma nota pode servir a várias tarefas dentro do mesmo projeto.
Weekly Review
O hábito que segura o sistema inteiro. Uma vez por semana, você revisa cada projeto, zera a Inbox, confere os itens em espera e olha a lista Someday/Maybe. Leva de 30 a 60 minutos e mantém seu sistema confiável.
In tingdo: A revisão semanal é guiada. O aplicativo apresenta cada passo em sequência e não deixa você pular adiante. Projetos saudáveis recebem uma confirmação rápida. Projetos parados exigem uma decisão antes de você seguir em frente.
Tarefas recorrentes
O GTD lida com compromissos que se repetem através da revisão semanal: você percebe que uma tarefa recorrente venceu e cria uma nova próxima ação para ela. Algumas ferramentas digitais de GTD acrescentam tarefas recorrentes automáticas como comodidade.
In tingdo: O tingdo não tem tarefas recorrentes. É uma escolha deliberada. Tarefas recorrentes automáticas tendem a se acumular sem revisão e a criar a mesma culpa que os aplicativos movidos a data de vencimento produzem. Em vez disso, a revisão semanal é o momento em que você percebe o que precisa ser feito de novo e cria uma próxima ação nova para aquilo.
Até onde o GTD sobe
Os cinco passos rodam na pista de decolagem. O GTD mantém um segundo eixo acima dela, a altitude, para o alcance de cada compromisso.
In tingdo: O tingdo cobre a pista, os projetos e as áreas de foco, as altitudes que têm uma próxima ação clara ligada a elas. Metas, visão e propósito importam na hora de decidir no que trabalhar, mas não são uma lista de tarefas. O tingdo deixa isso para um caderno ou uma hora de pensamento tranquilo, não para uma funcionalidade.
Por que o GTD funciona
A maioria dos sistemas de produtividade manda você priorizar com mais afinco. O GTD faz diferente: tira a carga mental de lembrar e de decidir. Quando tudo está capturado, esclarecido e organizado, sua cabeça fica livre para se concentrar na tarefa que está à sua frente. David Allen chama isso de 'mente como água': um estado em que você responde ao que vem com a força adequada e depois volta à calma.
Leve com você
Um resumo do método com os cinco passos e o fluxograma de decisão. Leia online ou salve o PDF do Getting Things Done, imprima, pregue na parede ou deixe na sua área de trabalho. O guia em PDF está em inglês, não existe versão em português.
Um aplicativo GTD que segue o método
O tingdo é construído em torno desses cinco passos. Sua Inbox, as próximas ações, os projetos, os contextos e a revisão semanal são todos conceitos centrais. Onde o tingdo se afasta das convenções do GTD, ele o faz de propósito: sem níveis de prioridade, porque o GTD não precisa deles; sem tarefas recorrentes, porque elas minam a revisão semanal; sem visão de calendário, porque as próximas ações se organizam por contexto, não por tempo. O resultado é uma ferramenta mais calma e mais simples, que confia no método.
Veja o tingdo inteiro como app GTD: como cada função se encaixa nos cinco passos.
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Uso gratuito.
A arte de fazer acontecer: o livro por trás do método
A referência definitiva é o livro de David Allen, publicado no Brasil como 'A arte de fazer acontecer' (no original, 'Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity'). É o mesmo livro, com dois nomes. Esta página é um resumo das ideias centrais e traz o GTD em português: os termos do método traduzidos ao lado dos nomes originais, que continuam em inglês dentro do aplicativo. O livro vai muito mais fundo na implementação, nos fluxos avançados e na filosofia por trás do método.