Suas tarefas e suas notas andam juntas

Você tem um gerenciador de tarefas para as suas ações e um app de notas para as suas informações. Dois apps, dois sistemas, dois lugares para olhar.

O perfil da vaga e a faixa salarial estão em um documento do Google. A tarefa escrever o anúncio da vaga está no seu app de tarefas. Quando você senta para escrever, precisa dos requisitos e da faixa salarial. Aí você troca de app, rola documentos, acha o arquivo, volta e tenta lembrar o que estava fazendo.

As regras da marca para o relançamento do site estão em alguma pasta compartilhada. Os comentários da revisão do primeiro trimestre estão em uma conversa de e-mail. As opções de voo para as férias em família estavam em uma aba que você fechou ontem. Suas tarefas estão em outro lugar completamente diferente.

Toda vez que você precisa de um dado para fazer uma tarefa, você sai do seu gerenciador de tarefas. Cada troca é fricção. Cada busca é uma pequena interrupção. Com o tempo você para de guardar informação no seu sistema, porque sabe que não vai encontrar quando precisar.

Uma faixa salarial não serve de nada sozinha. Serve quando você está prestes a escrever um anúncio de vaga. As regras da marca não servem em uma pasta compartilhada. Servem dentro do projeto em que você está passando o briefing para a designer e revisando o rascunho da página inicial.

Quando o material de referência fica ao lado das tarefas que precisam dele, você para de procurar informação. Ela já está ali, no projeto, à vista quando você precisa e escondida quando não.

Não é uma ideia nova. Vem do GTD, onde o material de referência é arquivado por projeto e não por tipo. O princípio é simples: guarde a informação onde você vai usar, não onde é mais cômodo guardar.

No tingdo, tarefas e notas dividem a mesma casa. As duas moram dentro dos seus projetos, lado a lado.

A diferença entre elas é um caractere. Na barra de busca, escreva + para criar uma tarefa. Escreva * para criar uma nota. As duas aceitam a mesma sintaxe no meio do caminho: /projeto para dar um projeto, #contexto para dar um contexto.

As tarefas aparecem na sua lista de próximas ações. As notas, não. Essa é a única diferença. As notas são material de referência: visíveis dentro do projeto, encontráveis pela barra de busca, mas fora das suas listas de ação para não enchê-las de barulho.

Quando você abre um projeto, vê as duas coisas: suas tarefas agrupadas por status e suas notas na seção delas. Tudo de que você precisa para agir, em uma visão só.

Nem todo material de referência é texto. O orçamento que te mandaram, a leitura do medidor que você fotografou, a prateleira cujas medidas você precisa ter à mão: muitas vezes a parte útil é uma imagem. Você pode colar um print ou soltar uma imagem direto em uma descrição, e ela fica ali junto das palavras a que pertence. Era a última coisa que ainda pedia um segundo app.

Seu sistema guarda dois tipos de informação: coisas para agir e coisas para consultar.

Os comentários da revisão do Q1 não são uma tarefa. As regras da marca não são uma tarefa. As opções de voo e a lista curta de hotéis não são uma tarefa. Mas tudo isso pertence ao seu sistema, perto do projeto em que vem ao caso.

A maioria dos gerenciadores de tarefas te obriga a escolher: ou tudo é tarefa, e suas listas se enchem de coisas sobre as quais não dá para agir, ou você guarda o material de referência em outro lugar e perde a ligação.

O tingdo trata essa distinção como algo fundamental. Uma tarefa tem status, uma próxima ação e um lugar na sua revisão semanal. Uma nota não tem nada disso. Fica quieta no projeto, disponível quando você precisa.

Cada app que você acrescenta ao seu jeito de trabalhar é um sistema para manter, sincronizar, buscar dentro e em que confiar. Dois apps significam duas caixas de entrada, dois históricos de busca e dois lugares onde a informação pode estar escondida.

Quando o seu gerenciador de tarefas também guarda o material de referência, essa divisão some. Um sistema, uma busca, um lugar para olhar.

Isso não quer dizer que o tingdo substitua um app de notas completo para textos longos ou gestão de conhecimento. Quer dizer que o material de referência ligado às suas tarefas e projetos, os perfis de vaga, as regras de cobrança, as regras da marca, os resultados de uma pesquisa, tem uma casa natural dentro do seu gerenciador de tarefas.