Tus tareas y tus notas van juntas

Tienes un gestor de tareas para tus acciones y una app de notas para tu información. Dos apps, dos sistemas, dos sitios donde mirar.

El perfil del puesto y la banda salarial están en un documento de Google. La tarea escribir la oferta de empleo está en tu app de tareas. Cuando te sientas a escribir la oferta necesitas los requisitos y la banda salarial. Así que cambias de app, recorres documentos, encuentras el archivo, vuelves e intentas recordar qué estabas haciendo.

Las normas de marca para el relanzamiento de la web están en alguna carpeta compartida. Los comentarios de la revisión del primer trimestre están en un hilo de correo. Las opciones de vuelo para las vacaciones en familia estaban en una pestaña que cerraste ayer. Tus tareas están en otro sitio completamente distinto.

Cada vez que necesitas un dato para hacer una tarea, sales de tu gestor de tareas. Cada cambio es fricción. Cada búsqueda es una pequeña interrupción. Con el tiempo dejas de guardar información en tu sistema, porque sabes que no la vas a encontrar cuando la necesites.

Una banda salarial no sirve de nada por sí sola. Sirve cuando estás a punto de escribir una oferta de empleo. Las normas de marca no sirven en una carpeta compartida. Sirven dentro del proyecto en el que estás encargando el trabajo a la diseñadora y revisando el borrador de la portada.

Cuando el material de referencia vive al lado de las tareas que lo necesitan, dejas de buscar información. Ya está ahí, en el proyecto, a la vista cuando la necesitas y escondida cuando no.

No es una idea nueva. Viene de GTD, donde el material de referencia se archiva por proyecto, no por tipo. El principio es sencillo: guarda la información donde la vas a usar, no donde es más cómodo guardarla.

En tingdo, las tareas y las notas comparten casa. Las dos viven dentro de tus proyectos, una al lado de la otra.

La diferencia entre ellas es un carácter. En la barra de búsqueda, escribe + para crear una tarea. Escribe * para crear una nota. Las dos admiten la misma sintaxis sobre la marcha: /proyecto para asignar un proyecto, #contexto para añadir un contexto.

Las tareas aparecen en tu lista de próximas acciones. Las notas no. Esa es la única diferencia. Las notas son material de referencia: visibles dentro del proyecto, localizables desde la barra de búsqueda, pero fuera de tus listas de acción para que no las llenen de ruido.

Cuando abres un proyecto ves las dos cosas: tus tareas agrupadas por estado y tus notas en su propia sección. Todo lo que necesitas para actuar, en una sola vista.

No todo el material de referencia es texto. El presupuesto que te mandaron, la lectura del contador que fotografiaste, la estantería de la que necesitas las medidas: muchas veces la parte útil es una imagen. Puedes pegar una captura o soltar una imagen directamente en una descripción, y se queda ahí junto a las palabras a las que pertenece. Eso era lo último que seguía pidiendo una segunda app.

Tu sistema guarda dos clases de información: cosas sobre las que actuar y cosas que consultar.

Los comentarios de la revisión del Q1 no son una tarea. Las normas de marca no son una tarea. Las opciones de vuelo y la lista corta de hoteles no son una tarea. Pero todo eso pertenece a tu sistema, cerca del proyecto en el que viene al caso.

La mayoría de los gestores de tareas te obligan a elegir: o todo es una tarea, y tus listas se llenan de cosas sobre las que no puedes actuar, o guardas el material de referencia en otro sitio y pierdes la conexión.

tingdo trata esa distinción como algo fundamental. Una tarea tiene un estado, una próxima acción y un sitio en tu revisión semanal. Una nota no tiene nada de eso. Se queda tranquila en el proyecto, disponible cuando la necesitas.

Cada app que añades a tu forma de trabajar es un sistema que hay que mantener, sincronizar, en el que buscar y en el que confiar. Dos apps significan dos bandejas de entrada, dos historiales de búsqueda y dos sitios donde puede estar escondida la información.

Cuando tu gestor de tareas puede guardar también tu material de referencia, esa división desaparece. Un sistema, una búsqueda, un sitio donde mirar.

Esto no significa que tingdo sustituya a una app de notas completa para escribir textos largos o gestionar conocimiento. Significa que el material de referencia ligado a tus tareas y proyectos, los perfiles de puesto, las reglas de facturación, las normas de marca, los resultados de una búsqueda, tiene una casa natural dentro de tu gestor de tareas.