Todo sistema de tareas se topa tarde o temprano con la misma pregunta: ¿qué hago con las tareas recurrentes? Las facturas a principio de mes. Los filtros del aire acondicionado antes de que llegue el calor. Los impuestos, preparar un viaje, el cierre de mes.
Casi todas las apps responden con un botón: repetir cada día, cada semana, cada mes. Parece un alivio, y muchas veces es el principio de un montón que crece solo. GTD responde de otra manera. Primero pregunta qué tipo de repetición es. Una reunión que se celebra todos los martes no tiene nada que ver con un filtro que hay que limpiar más o menos cada seis meses, y ninguna de las dos se parece a una rutina de doce pasos que haces igual todos los meses.
Por qué la automatización acaba en un montón
Una repetición automática crea la siguiente tarea en cuanto llega su fecha. Da igual si terminaste la anterior.
Mientras todo va rodado, ni lo notas. Luego llega una semana a tope, unas vacaciones, una gripe. "Regar las plantas" sigue apareciendo cada día, "escribir el informe semanal" cada viernes, "ordenar los papeles" el día 1 de cada mes. Según la app, ahora ves varias entradas iguales una al lado de otra, o una sola con una fecha que pasó hace tiempo. En los dos casos, tu lista ha crecido sin que tú decidieras nada.
Ese es el daño de verdad. Una lista vale lo que vale tu confianza en que todo lo que hay en ella es un compromiso real. Un montón que el sistema apila por ti desgasta esa confianza. Empiezas a saltarte entradas porque sabes que la mitad solo están ahí "otra vez". Y a partir de ese momento también te saltas las que importan. Por qué las listas que giran en torno a las fechas fallan justo así se explica con más detalle en Dónde fallan las apps de tareas.
La automatización promete quitarte el trabajo de acordarte. En la práctica cambia acordarte por limpiar. En lugar de decidir una vez cuándo vuelve a tocar algo, vas despachando semana tras semana lo que se ha ido acumulando.
Sin automatización, esas mismas vacaciones se ven distintas. Cada tarea que se repite existe una sola vez: la próxima. Si tiene que esperar, sigue siendo una entrada y no se convierte en siete. Cuando vuelves, la haces y decides cuándo toca la siguiente. Tu lista solo crece cuando tú lo permites.
Cuatro tipos de tareas recurrentes
Casi todo lo que vuelve cabe en uno de cuatro grupos, y cada uno tiene su sitio en GTD.
Atado a un día. La reunión de equipo del lunes, el entrenamiento del martes a las siete de la tarde, los cumpleaños. Esto va al calendario.
Toca otra vez a partir de una fecha. Mandar las facturas, limpiar los filtros, comparar el seguro antes de que se renueve. No hay una cita fija, pero sí un momento a partir del cual toca. Esto va al archivo de seguimiento (tickler file), el sistema que guarda las cosas hasta el día en que deben volver a aparecer.
Hecho de varios pasos. El cierre de mes, la lista para hacer la maleta, dar de alta a un cliente nuevo. Esto va en un checklist.
Un hábito. Leer, hacer ejercicio, acostarte antes. Esto, al contrario de lo que muchos esperan, no pinta nada en el sistema de tareas.
Atado a un día: el calendario
David Allen llama al calendario el paisaje yermo de tu día y lo trata como territorio sagrado. En él solo entra lo que de verdad ocurre ese día o a esa hora. Para las citas que se repiten, cualquier calendario trae la repetición incorporada, y ahí es donde tiene sentido: una cita se celebra la marques como hecha o no.
En tingdo, tu calendario sigue siendo tu calendario. Si quieres ver tus tareas con fecha junto a tus citas, suscríbete desde tu calendario al Calendar Feed (el feed de tareas de tingdo). Así lo tienes todo en una vista, en el calendario que abres de todos modos.
Toca otra vez a partir de una fecha: el archivo de seguimiento
Un archivo de seguimiento es un juego de 43 carpetas: 31 para los días del mes y 12 para los meses. Lo que quieres volver a ver un día concreto va a la carpeta que le corresponde. Cada mañana vacías la carpeta de ese día, y lo que hay dentro vuelve a ser una tarea. Es una de las ideas más discretas de Getting Things Done y una de las más útiles.
Lo que cuenta es la idea, no las carpetas: algo está bien guardado y aun así fuera de tu vista hasta que importa. No tienes que pasar cada semana por delante de la renovación del seguro si solo importa en noviembre. Esa es también la respuesta a lo que más se pregunta sobre el archivo de seguimiento, en qué se diferencia de un calendario. El calendario recoge lo que ocurre a una hora. El archivo de seguimiento recoge lo que tiene que volver a partir de un día.
Un archivo de seguimiento en papel y uno digital funcionan igual; solo cambian las carpetas. En tingdo, Scheduled (tus tareas con fecha) hace exactamente ese trabajo. Una tarea con fecha se queda fuera de tus próximas acciones y se suma a ellas el día que toca. Hasta entonces puedes verla en Scheduled, en orden, siempre que quieras mirar lo que viene.
Para lo que se repite, eso significa que en cada momento hay una sola tarea: la de la próxima vez.
- Crea la tarea de la próxima vez y ponle fecha, en la next bar (el campo donde capturas en tingdo) o más tarde en el editor.
- Hasta ese día, la tarea espera en Scheduled, no en tus próximas acciones.
- Ese día se suma a tus próximas acciones, junto a todo lo demás que puedes hacer ahora mismo.
- Cuando la terminas, crea la siguiente con la fecha que encaje ahora. O reabre la tarea terminada y dale la fecha nueva.
Así se ve en Scheduled:
Scheduled
- Mandar las facturas de octubre Fecha: 2 de noviembre
- Comparar el seguro del coche antes de que se renueve Fecha: 10 de noviembre
- Limpiar los filtros del aire acondicionado Fecha: 15 de mayo
El último paso lleva unos segundos, y es a propósito. Cuando terminas algo es cuando mejor sabes cuándo vuelve a tocar. ¿Limpiaste los filtros tres semanas más tarde de lo previsto? Entonces la próxima fecha se cuenta desde hoy, no desde el plan viejo. Y a veces te das cuenta de que algo ya no tiene por qué volver. En ese caso, simplemente no creas la siguiente.
Hecho de varios pasos: checklists como material de referencia
Hay tareas que se repiten y no son un solo paso, sino una rutina. El cierre de mes tiene diez puntos; preparar un viaje, veinte. Allen recomienda checklists para este tipo de tareas rutinarias por una razón sencilla: lo que haces siempre igual no debería obligarte a pensarlo cada vez.
Esos pasos no van en tus listas como tareas sueltas. Diez entradas que reaparecen cada mes convierten tus próximas acciones en un muro. Un checklist es conocimiento, no trabajo: te dice cómo se hace algo.
En tingdo, un checklist así es una nota en Reference (lo que guardas para consultar), el sitio para lo que consultas en vez de hacer.
- Lo capturas como nota con el prefijo
*en la next bar, el campo único para buscar, capturar y navegar. - Las notas admiten Markdown. Escribes los pasos como checklist y los vas marcando en la propia nota a medida que avanzas. Cuando un paso se entiende mejor viéndolo que leyéndolo, añade una captura de pantalla.
- Lo archivas donde le toca: en un proyecto, o en un área cuando sirve a una responsabilidad continua y no a un resultado concreto. El cierre de mes pertenece al área de Finanzas, no a un proyecto que algún día estará terminado.
- La nota se queda fuera de tus listas de acción. La encuentras con la next bar en cuanto escribes unas letras de su nombre.
Para que el checklist vuelva en el momento justo hay dos caminos. El más corto: ponle fecha a la propia nota. Así espera en Scheduled y aparece en tus próximas acciones el día que toca, exactamente como una tarea. No necesitas una tarea aparte. El otro camino: crea una tarea con fecha, como "Hacer el cierre de mes con el checklist", y deja la nota como referencia pura en su área. Eso encaja cuando un mismo checklist sirve para varias ocasiones.
Así puede verse un checklist de cierre de mes:
Reference · Área Finanzas · Checklist de cierre de mes
- Mandar las facturas del mes pasado
- Cuadrar los cobros pendientes con los movimientos del banco
- Subir los recibos a la app de contabilidad
- Comprobar si este mes toca alguna declaración de impuestos
- Repasar las suscripciones: ¿sigues usándolas todas?
Cuando acabas, desmarcas las casillas y le pones a la nota su próxima fecha. Y ahí se queda, tranquila en Scheduled, hasta el mes que viene.
Lo que vale de verdad se nota al cabo de unos meses. Cada vez que echas en falta un paso, lo añades. El checklist mejora, y tú ya no tienes que llevar la rutina en la cabeza. Es la parte de tu sistema que aprende.
Una nota por área puede servir además para otra cosa: un breve resumen de lo que vuelve con regularidad en esa área. "Finanzas: cierre de mes, impuestos del trimestre, la declaración anual, la renovación de los seguros." No es una lista para ir tachando. Es la lista con la que compruebas si cada cosa tiene su próxima vez esperando en Scheduled.
Un hábito: fuera del sistema de tareas
Leer diez páginas al día, beber agua, dejar el móvil por la noche. Buenas intenciones, pero no próximas acciones. Una próxima acción es una decisión que tomas una vez. Un hábito es algo que acabas haciendo sin decidirlo.
Las entradas que se repiten cada día tienen un efecto secundario silencioso en una lista de tareas: las marcas por inercia, o las aplazas por inercia. Las dos cosas te enseñan a pasar por encima de tu lista. Y una lista por la que pasas por encima pierde justo aquello para lo que existe.
Los hábitos están mejor en otro sitio: como un bloque fijo en tu calendario, en una app pensada para hábitos o, sin más, en la forma que le das a tu día.
La red de seguridad: la revisión
Si un día se te olvida crear la siguiente, no pasa nada. Para eso está la revisión.
La revisión GTD guiada también te lleva por Scheduled. Junto con un vistazo a tu calendario de las próximas semanas, ves lo que viene, y lo que falte, lo añades. En la revisión de áreas lees el resumen que llevas de cada área y te preguntas: ¿falta algo aquí? ¿Cada compromiso que se repite tiene su próximo paso esperando?
Ese es el centro de la respuesta de GTD a las tareas recurrentes. No una automatización que se acuerda por ti, sino un ritmo en el que miras con regularidad.
Lo que tingdo elige a propósito
La automatización sigue repitiendo mucho después de que tu vida haya cambiado. Cancelaste la suscripción, el proyecto terminó, el ritmo ya no encaja, y la tarea sigue volviendo. Por eso tingdo no tiene repetición automática.
Crear cada vez la siguiente da un poco más de trabajo. A cambio, en tu lista solo está lo que de verdad sigues eligiendo, y nada se amontona a tus espaldas.
No le va bien a todo el mundo. Si tus días están hechos de muchas rutinas diarias fijas que quieres ir marcando, quizá te encaje mejor una app con repetición incorporada. Es un intercambio honesto, no una cuestión de acertar o equivocarse.
Para todo lo demás que vuelve, te bastan tres sitios: el calendario para lo que ocurre un día concreto, Scheduled para lo que toca otra vez a partir de una fecha y Reference para lo que haces siempre igual. Cómo encajan estos sitios en el resto del método lo tienes en la introducción a GTD.