Wiederkehrende Aufgaben in GTD: Kalender, Wiedervorlage und Checklisten

Irgendwann stößt jedes Aufgabensystem auf dieselbe Frage: Was mache ich mit wiederkehrenden Aufgaben? Die Rechnungen am Monatsanfang. Der Heizungsfilter jedes Frühjahr. Die Steuererklärung, die Reisevorbereitung, der Monatsabschluss.

Die meisten Apps antworten mit einem Knopf: Wiederholen, täglich, wöchentlich, monatlich. Das fühlt sich nach Entlastung an und ist oft der Anfang eines Haufens, der von selbst wächst. GTD antwortet anders. Es fragt zuerst, welche Art von Wiederholung es ist. Denn ein Termin, der jeden Dienstag stattfindet, ist etwas anderes als ein Filter, der etwa alle sechs Monate dran ist, und beides ist etwas anderes als ein Ablauf aus zwölf Schritten, den du jeden Monat gleich durchgehst.

Warum Automatik einen Haufen erzeugt

Eine automatische Wiederholung legt das nächste Vorkommen an, sobald sein Datum kommt. Ob du das letzte erledigt hast, spielt dabei keine Rolle.

Solange alles glatt läuft, merkst du davon nichts. Dann kommt eine volle Woche, ein Urlaub, eine Grippe. "Pflanzen gießen" kommt trotzdem jeden Tag, "Wochenbericht schreiben" trotzdem jeden Freitag, "Ablage sortieren" trotzdem am Monatsanfang. Je nach App stehen dann mehrere Einträge nebeneinander, oder einer mit einem Datum, das längst vorbei ist. In beiden Fällen ist deine Liste gewachsen, ohne dass du irgendetwas entschieden hast.

Und das ist der eigentliche Schaden. Eine Liste ist nur so viel wert wie dein Vertrauen, dass alles darauf eine echte Zusage ist. Ein Haufen, den das System für dich aufschichtet, untergräbt genau das. Du fängst an, über Einträge hinwegzulesen, weil du weißt, dass die Hälfte davon nur "wieder mal" da ist. Ab da liest du auch über die Einträge hinweg, die zählen. Warum datumsgetriebene Listen auf diese Art scheitern, steht ausführlicher in Warum Aufgaben-Apps scheitern.

Die Automatik verspricht, dir das Erinnern abzunehmen. Tatsächlich tauscht sie das Erinnern gegen das Aufräumen. Statt einmal zu entscheiden, wann etwas wieder dran ist, klickst du jede Woche weg, was sich angesammelt hat.

Ohne Automatik sieht derselbe Urlaub anders aus. Es gibt von jeder wiederkehrenden Aufgabe genau ein Vorkommen, das nächste. Bleibt es liegen, bleibt es eben ein Eintrag und wird nicht zu sieben. Wenn du wieder da bist, erledigst du es und entscheidest dann, wann es das nächste Mal dran ist. Deine Liste wächst nur, wenn du sie wachsen lässt.

Vier Arten von wiederkehrenden Aufgaben

Fast alles, was wiederkommt, passt in eine von vier Gruppen. Jede hat in GTD ihren eigenen Ort.

Was an einen Tag gebunden ist. Der Jour fixe am Montag, das Training am Dienstag um 19 Uhr, die Geburtstage. Das gehört in den Kalender.

Was an einem Datum wieder auftauchen soll. Rechnungen schreiben, den Filter wechseln, die Versicherung vergleichen, bevor sie sich verlängert. Kein fester Termin, aber ein Zeitpunkt, ab dem es dran ist. Das gehört in die Wiedervorlage.

Was aus mehreren Schritten besteht. Der Monatsabschluss, die Packliste, die Übergabe an einen neuen Kunden. Das gehört auf eine Checkliste.

Was eine Gewohnheit ist. Lesen, Sport, früher ins Bett gehen. Das gehört, anders als viele erwarten, gar nicht ins Aufgabensystem.

Was an einen Tag gebunden ist: der Kalender

David Allen nennt den Kalender heiliges Terrain. Dort steht nur, was wirklich an diesem Tag oder zu dieser Uhrzeit passiert. Für wiederkehrende Termine hat jeder Kalender eine eingebaute Wiederholung, und die ist dort gut aufgehoben: Ein Termin findet statt, ob du ihn abhakst oder nicht.

In tingdo bleibt dein Kalender dein Kalender. Wenn du deine terminierten Aufgaben trotzdem neben deinen Terminen sehen willst, abonnierst du den Calendar Feed (deine terminierten Aufgaben als Kalender-Abo). Dann steht beides in einem Bild, in dem Kalender, den du ohnehin öffnest.

Was an einem Datum wieder auftauchen soll: die Wiedervorlage

Die Wiedervorlage, im Original das tickler file, ist eine Ablage aus 43 Mappen: 31 für die Tage des Monats, 12 für die Monate. Was du erst an einem bestimmten Tag wieder sehen willst, legst du in die passende Mappe. Jeden Morgen leerst du die Mappe des Tages, und was darin liegt, wird wieder zu einer Aufgabe. Es ist eine der unscheinbarsten Ideen in Getting Things Done und eine der nützlichsten.

Der Gedanke dahinter ist wichtiger als die Mappen: Etwas ist sicher aufgehoben und trotzdem aus dem Blick, bis es zählt. Du musst nicht jede Woche an der Versicherung vorbeilesen, die erst im November dran ist. Das beantwortet auch die häufigste Frage zur Wiedervorlage, nämlich was sie vom Kalender unterscheidet. Im Kalender steht, was zu einer Zeit passiert. In der Wiedervorlage liegt, was ab einem Tag wiederkommen soll.

Eine Wiedervorlage aus Papier und eine digitale funktionieren gleich, nur die Mappen fallen weg. In tingdo übernimmt Scheduled (deine Aufgaben mit Datum) genau diese Aufgabe. Eine Aufgabe mit Datum bleibt aus deinen nächsten Schritten heraus und reiht sich an ihrem Tag ein. Bis dahin siehst du sie in Scheduled, der Reihe nach, wenn du nachsehen willst, was kommt.

Für Wiederkehrendes heißt das: Es gibt jeweils genau ein Vorkommen: das nächste.

1. Leg das nächste Vorkommen als Aufgabe an und gib ihm ein Datum, in der next bar oder später im Editor.
2. Bis zu diesem Tag liegt die Aufgabe in Scheduled und nicht in deinen nächsten Schritten.
3. An ihrem Tag reiht sie sich in deine nächsten Schritte ein, neben allem anderen, was du gerade tun kannst.
4. Wenn du sie erledigst, legst du das nächste Vorkommen an, mit dem Datum, das jetzt passt. Oder du öffnest die erledigte Aufgabe wieder und gibst ihr das neue Datum.

So sieht das in Scheduled aus:

Der letzte Schritt kostet ein paar Sekunden, und er ist Absicht. Der Moment, in dem du etwas erledigt hast, ist der Moment, in dem du am besten weißt, wann es wieder dran ist. Den Filter hast du drei Wochen später gewechselt als geplant? Dann zählt das nächste Datum ab heute, nicht ab dem alten Plan. Und manchmal merkst du dabei, dass etwas gar nicht wiederkommen muss. Dann legst du einfach kein neues an.

Was aus mehreren Schritten besteht: Checklisten als Referenzmaterial

Manche wiederkehrenden Aufgaben sind kein einzelner Schritt, sondern ein Ablauf. Der Monatsabschluss hat zehn Punkte, die Reisevorbereitung zwanzig. Allen empfiehlt für solche Routineaufgaben Checklisten, und zwar aus einem einfachen Grund: Was du jedes Mal gleich machst, solltest du nicht jedes Mal neu durchdenken müssen.

Diese Punkte gehören nicht als einzelne Aufgaben in deine Listen. Zehn Einträge, die jeden Monat neu auftauchen, machen aus deinen nächsten Schritten eine Wand. Eine Checkliste ist Wissen, keine Arbeit: Sie sagt dir, wie etwas geht.

In tingdo ist so eine Checkliste eine Notiz in Reference (deiner Ablage zum Nachschlagen).

• Du erfasst sie als Notiz mit dem Präfix * in der next bar (dem einen Eingabefeld für Suche, Erfassen und Navigation).
• Notizen verstehen Markdown. Die Punkte schreibst du als Checkliste, und beim Durchgehen hakst du sie direkt in der Notiz ab. Wenn ein Schritt besser gezeigt als beschrieben wird, fügst du einen Screenshot dazu.
• Du legst sie dort ab, wo sie hingehört: in einem Projekt, oder in einem Bereich, wenn sie zu einer dauerhaften Verantwortung gehört statt zu einem einzelnen Ergebnis. Der Monatsabschluss gehört zum Bereich Finanzen, nicht zu einem Projekt, das irgendwann fertig wird.
• Die Notiz bleibt aus deinen Aktionslisten heraus. Über die next bar findest du sie, sobald du ein paar Buchstaben ihres Namens tippst.

Damit die Checkliste rechtzeitig zurückkommt, hast du zwei Wege. Der kürzere: Du gibst der Notiz selbst ein Datum. Dann wartet sie in Scheduled und steht an ihrem Tag in deinen nächsten Schritten, genau wie eine Aufgabe. Eine eigene Aufgabe brauchst du dafür nicht. Der andere: Du legst eine Aufgabe mit Datum an, etwa "Monatsabschluss nach Checkliste machen", und lässt die Notiz als reines Nachschlagewerk im Bereich liegen. Das passt, wenn die Checkliste zu mehreren Anlässen gehört.

So sieht eine Checkliste für den Monatsabschluss aus:

Wenn du durch bist, nimmst du die Haken wieder heraus und gibst der Notiz ihr nächstes Datum. Dann liegt sie bis zum nächsten Monat still in Scheduled.

Der eigentliche Wert zeigt sich nach ein paar Monaten. Jedes Mal, wenn dir ein fehlender Punkt auffällt, ergänzt du ihn. Die Checkliste wird besser, und du musst den Ablauf nicht mehr im Kopf behalten. Sie ist der Teil deines Systems, der mitlernt.

Eine Notiz pro Bereich kann noch etwas anderes leisten: eine kurze Übersicht über das, was in diesem Bereich regelmäßig ansteht. "Finanzen: Monatsabschluss, Quartalsmeldung, Steuererklärung im Mai, Versicherungen im Herbst." Das ist keine Liste zum Abarbeiten, sondern eine, an der du prüfst, ob für jedes davon ein nächstes Vorkommen in Scheduled liegt.

Was eine Gewohnheit ist: nicht ins Aufgabensystem

Täglich zehn Seiten lesen, Wasser trinken, abends das Handy weglegen. Das sind gute Vorsätze, aber keine nächsten Schritte. Ein nächster Schritt ist eine Entscheidung, die du einmal triffst. Eine Gewohnheit ist etwas, das du irgendwann ohne Entscheidung tust.

Täglich wiederkehrende Einträge haben in einer Aufgabenliste eine stille Nebenwirkung: Du hakst sie aus Reflex ab, oder du schiebst sie aus Reflex weiter. Beides bringt dir bei, über deine Liste hinwegzulesen. Und eine Liste, über die du hinwegliest, verliert genau das, wofür sie da ist.

Gewohnheiten sind deshalb woanders besser aufgehoben: als fester Block im Kalender, in einer App, die für Gewohnheiten gebaut ist, oder einfach in deinem Tagesablauf.

Das Netz darunter: die Durchsicht

Wenn du einmal vergisst, das nächste Vorkommen anzulegen, ist das kein Drama. Dafür gibt es die Durchsicht.

Die geführte wöchentliche Durchsicht nimmt dich auch durch Scheduled. Zusammen mit einem Blick in deinen Kalender für die nächsten Wochen siehst du dort, was kommt, und was fehlt, legst du an. In der Durchsicht deiner Bereiche liest du die Übersicht, die du dir pro Bereich notiert hast, und fragst dich: Fehlt hier etwas? Liegt für jede wiederkehrende Verpflichtung ein nächster Schritt bereit?

Das ist der Kern der GTD-Antwort auf Wiederkehrendes. Nicht eine Automatik, die für dich erinnert, sondern ein Rhythmus, in dem du regelmäßig hinsiehst.

Der Tausch, den tingdo bewusst macht

Eine Automatik wiederholt auch dann noch, wenn sich dein Leben längst geändert hat. Das Abo ist gekündigt, das Projekt ist vorbei, der Rhythmus passt nicht mehr, und die Aufgabe kommt trotzdem wieder. Deshalb hat tingdo keine Wiederholungsautomatik.

Ein Vorkommen nach dem anderen anzulegen ist ein kleiner Mehraufwand. Dafür steht auf deiner Liste nur, wofür du dich wirklich noch entschieden hast, und nichts stapelt sich hinter deinem Rücken.

Er passt nicht für jeden. Wenn dein Alltag aus vielen festen täglichen Routinen besteht, die du abhaken willst, ist eine App mit eingebauter Wiederholung vielleicht die bessere Wahl. Das ist eine ehrliche Abwägung, keine Frage von richtig oder falsch.

Für alle anderen wiederkehrenden Aufgaben reichen drei Orte: der Kalender für das, was an einem Tag stattfindet, Scheduled für das, was an einem Datum wieder dran ist, und Reference für das, was du jedes Mal gleich machst. Wie diese Orte im Rest der Methode zusammenspielen, steht im Überblick über GTD.