Projektverwaltung für Selbstständige, ohne Verwaltungsaufwand

Die meisten Freelancer-Tools für Projekte sind Teamwerkzeuge, aus denen die Zusammenarbeit herausgenommen wurde. Sie setzen Sprints voraus, Meilensteine, Auswertungen, eine Projektleitung, die Aufgaben verteilt. Nichts davon hast du. Du hast drei Kundenprojekte, eine Steuerfrist, eine eigene Website, die du seit Monaten aktualisieren willst, und Lebensmittel einzukaufen.

Das Problem ist nicht, dass dir ein Werkzeug fehlt. Das Problem ist, dass deine Arbeit und dein Leben dieselbe Liste sind und kein Werkzeug damit elegant umgeht. Du brauchst keine Gantt-Diagramme. Du musst wissen: Was ist gerade, hier am Rechner, mit 45 Minuten bis zum Kundentermin, das Nützlichste, das ich tun kann?

Du machst tingdo auf. Du sitzt am Rechner. Du filterst nach #computer. Du siehst: "Wireframes für Kunde A fertig machen", "Die Rechnung an Kunde B schicken", "Portfolio-Website aktualisieren", "Ausgaben für März abgleichen". Kein Prototyp für Kunde C, denn das ist eine Aufgabe mit #telefon (du musst dort anrufen). Keine Lebensmittel, denn das ist #besorgungen.

Du siehst 6 Dinge, nicht 30. Du nimmst dir die Rechnung, weil sie fünf Minuten dauert und dafür sorgt, dass du bezahlt wirst. Danach gehst du zurück zu den Wireframes.

Kundenarbeit und private Aufgaben liegen im selben System. Es gibt keinen Umschalter zwischen Arbeitsmodus und Privatmodus. Bist du unterwegs, siehst du Besorgungen. Sitzt du am Schreibtisch, siehst du Schreibtischarbeit. Alles an einem Ort, gefiltert nach der Wirklichkeit.

Nichts davon hat tingdo erfunden. Darunter liegt Getting Things Done, die Methode, die David Allen für Leute in genau deiner Lage entworfen hat: zu viele offene Fäden, niemand zum Abgeben, und ein Kopf, der nie dafür gedacht war, das alles zu lagern. Ihr Ausgangspunkt ist eine einfache Beobachtung. Jede unfertige Sache, die du nur im Kopf behältst, eine nicht verschickte Rechnung, ein Kunde, dem du eine Antwort schuldest, eine Website, die du seit Monaten überarbeiten willst, liegt dort als offener Faden. Dein Gehirn kann nicht unterscheiden, welcher Faden am wichtigsten ist, also mahnt es alle gleichzeitig an, meistens um zwei Uhr nachts. Dieser leise Dauerstress ist keine Frage der Disziplin. Er ist das, was passiert, wenn der Kopf als Lager benutzt wird.

GTD löst das in fünf Schritten. Du erfasst jede Zusage aus dem Kopf heraus an einem Ort, dem du vertraust, damit nichts mehr davon abhängt, dass du daran denkst. Du klärst jeden Eintrag mit der Frage, was er wirklich ist und was der eine nächste körperliche Schritt wäre, damit aus "Website" ein "Text für die neue Über-mich-Seite schreiben" wird. Du organisierst diese Schritte nach Kontext, also nach der Lage, in der du sein musst, um sie zu tun, statt nach Projekt oder Priorität. Du siehst einmal pro Woche alles durch, damit das System aktuell und verlässlich bleibt. Und dann erledigst du, was schlicht heißt: Du machst die Arbeit, denn entschieden ist längst.

Genau deshalb passt es so gut zu einem selbstständigen Leben. Du hörst auf, zwischen einem Werkzeug für die Arbeit und einem fürs Leben zu wechseln, weil die Methode gar nicht nach Arbeit und Leben sortiert. Sie sortiert danach, was du gerade tun kannst, am Rechner, am Telefon oder unterwegs. Wenn dein System jeden Faden hält und du ihm vollständig vertraust, hat dein Kopf endlich frei für die Sache, die vor dir liegt. tingdo macht diese Methode einfach zum Normalfall, damit deine Kraft in die Arbeit geht und nicht in den Bau des Systems.

Den Prototyp hast du am Freitag an Kunde C geschickt. Der Steuerkanzlei hast du am Montag geschrieben. Beim Hoster hast du vor zwei Wochen ein Ticket aufgemacht. Ist irgendetwas davon erledigt? Du weißt es nicht, weil du es nicht aufgeschrieben hast.

In tingdo bekommt alles, was du abgegeben hast oder worauf du wartest, den Status Waiting For (dort, worauf du wartest). "Rückmeldung von Kunde C zum Prototyp", "Bestätigung der Steuerkanzlei zur Erklärung", "Bestätigung des Hosters zur Migration". Diese Aufgaben sind aus deinem Tagesbild heraus. Du denkst nicht an sie, bis zur wöchentlichen Durchsicht, in der die App dich durch jede einzelne führt: Wartet das noch? Zeit zum Nachfassen? Erledigt?

Keine Klebezettel. Kein Scrollen durch verschickte E-Mails. Kein "Ich glaube, ich habe gefragt, aber sicher bin ich nicht."

Als Selbstständige oder Selbstständiger ist es nicht optional zu wissen, wohin deine Zeit geht. Ob du nach Stunden abrechnest oder verstehen willst, wie lange Projekte tatsächlich dauern: Zeit zu erfassen gehört zum Job.

tingdo hat einen eingebauten Focus Mode (Fokusmodus). Starte ihn auf einer beliebigen Aufgabe, und die App hält fest, wie lange du daran arbeitest. Keine eigene Timer-App, keine Browser-Erweiterung, keine Tabelle. Die Uhr läuft dort, wo die Arbeit passiert.

Deine erfasste Zeit landet im Logbook (deinem Verlauf des Erledigten). Wenn es ans Abrechnen geht oder du sehen willst, wie ein Projekt gelaufen ist, kannst du deine Zeiten exportieren. Logbook und Datenexport gibt es in den Tarifen Pro und Unlimited.

Das ist kein Pomodoro-Timer und kein Spiel um Produktivität. Es gibt keine Streaks, keine Punkte, keinen Druck. Es ist ein stiller Beleg darüber, wohin deine Zeit gegangen ist, da, wenn du ihn brauchst.

Dieses Gefühl am Mittwoch, wenn alles auf einmal auf dich einstürzt, entsteht, weil du seit letzter Woche nicht mehr auf das ganze Bild geschaut hast. Es hat sich etwas angesammelt. Zusagen sind verrutscht.

Die wöchentliche Durchsicht verhindert das. Einmal pro Woche gehst du alles durch: Inbox leeren, jedes Projekt prüfen (hat Kunde A einen nächsten Schritt? und die Steuererklärung?), bei allem nachfassen, worauf du wartest, die Ideen unter Someday/Maybe ansehen. Wenn du fertig bist, kennst du den Stand deines ganzen Lebens, beruflich und privat, in einem Durchgang.

"Motion Design lernen." "Aus meinem Beratungsansatz einen Kurs bauen." "Das Logo überarbeiten." Das sind echte Vorhaben, aber sie jetzt anzugehen hieße, Kundenarbeit liegen zu lassen. In den meisten Systemen stehen sie entweder auf der aktiven Liste (und machen ein schlechtes Gewissen) oder werden gelöscht (und tun später leid).

In tingdo wandern sie nach Someday/Maybe (irgendwann vielleicht). Aus deinem Tagesbild heraus. Ohne schlechtes Gewissen. Einmal pro Woche, bei der Durchsicht, wirfst du einen Blick darauf. Meistens gehst du weiter. Manchmal aber macht es klick, und daraus wird ein echtes Projekt.