Tarefas recorrentes no GTD: o arquivo de referência rápida, o calendário e os checklists

Todo sistema de tarefas esbarra, cedo ou tarde, na mesma pergunta: o que fazer com as tarefas recorrentes? As notas fiscais no começo do mês. O refil do purificador de água a cada seis meses. O Imposto de Renda, a preparação de uma viagem, o fechamento do mês.

A maioria dos aplicativos responde com um botão: repetir todo dia, toda semana, todo mês. Parece um alívio, e muitas vezes é o começo de uma pilha que cresce sozinha. O GTD responde de outro jeito. Primeiro ele pergunta que tipo de repetição é aquela. Uma reunião que acontece toda terça não é a mesma coisa que um refil que precisa ser trocado mais ou menos a cada seis meses, e nenhuma das duas se parece com uma rotina de doze passos que você faz do mesmo jeito todo mês.

Por que a automação cria uma pilha

Uma repetição automática cria a próxima ocorrência assim que a data dela chega. Se você terminou a anterior ou não, tanto faz.

Enquanto tudo corre bem, você nem percebe. Aí vem uma semana cheia, uma viagem de férias, uma gripe. "Regar as plantas" continua aparecendo todo dia, "escrever o relatório semanal" continua aparecendo toda sexta, "organizar a papelada" continua aparecendo todo dia primeiro. Dependendo do aplicativo, agora você vê várias entradas lado a lado, ou uma só com uma data que já passou faz tempo. Nos dois casos, sua lista cresceu sem você ter decidido nada.

Esse é o estrago de verdade. Uma lista vale exatamente o quanto você confia que tudo nela é um compromisso real. Uma pilha que o sistema monta por você vai corroendo essa confiança. Você começa a passar o olho por cima das entradas, porque sabe que metade delas só está ali "de novo". A partir daí, passa por cima também das que importam. Por que listas guiadas por data falham desse jeito, você lê com mais calma em Onde os aplicativos de tarefas falham.

A automação promete tirar das suas mãos o trabalho de lembrar. Na prática, ela troca lembrar por limpar. Em vez de decidir uma vez quando algo volta a ser necessário, você passa semana após semana dispensando o que se acumulou.

Sem automação, as mesmas férias ficam bem diferentes. Cada tarefa que se repete existe exatamente uma vez: a próxima ocorrência. Se ela precisa esperar, continua sendo uma entrada só, e não vira sete. Quando você volta, faz o que tem de fazer e então decide quando aquilo volta a ser necessário. Sua lista só cresce quando você deixa.

Quatro tipos de tarefas recorrentes

Quase tudo o que volta cabe em um de quatro grupos. Cada um tem o seu lugar no GTD.

Preso a um dia. A reunião de equipe de segunda, o treino de terça às 19h, os aniversários. Isso vai para o calendário.

Volta a partir de uma data. Emitir as notas fiscais, trocar o refil, cotar o seguro do carro antes da renovação. Não tem hora marcada, mas tem um ponto a partir do qual chegou a hora. Isso vai para o arquivo de referência rápida (tickler file), que devolve cada coisa no dia certo.

Feito de vários passos. O fechamento do mês, a lista do que levar na mala, o onboarding de um cliente novo. Isso vai para um checklist.

Um hábito. Ler, fazer exercício, dormir mais cedo. Isso, ao contrário do que muita gente espera, nem pertence ao sistema de tarefas.

Preso a um dia: o calendário

David Allen trata o calendário como território sagrado: ali entra só o que acontece de fato naquele dia ou naquele horário. Para compromissos que se repetem, todo calendário já tem repetição embutida, e é ali que ela faz sentido. Um compromisso acontece quer você marque como feito, quer não.

No tingdo, seu calendário continua sendo o seu calendário. Se você quer ver as tarefas com data ao lado dos compromissos, assine o Calendar Feed (a assinatura de calendário do tingdo). Aí as duas coisas ficam em uma visão só, no calendário que você já abre de qualquer jeito.

Volta a partir de uma data: o arquivo de referência rápida

Um arquivo de referência rápida é um conjunto de 43 pastas: 31 para os dias do mês e 12 para os meses. O que você quer ver de novo em um certo dia vai para a pasta correspondente. Toda manhã você esvazia a pasta do dia, e o que está dentro volta a ser tarefa. É uma das ideias mais discretas de Getting Things Done (no Brasil, A arte de fazer acontecer) e uma das mais úteis.

A ideia importa mais do que as pastas: a coisa fica bem guardada e, mesmo assim, fora da vista até a hora em que conta. Você não precisa passar os olhos toda semana pela renovação do seguro se ela só importa em novembro. Essa é também a resposta para a pergunta que mais se faz sobre o arquivo de referência rápida: em que ele é diferente de um calendário? O calendário guarda o que acontece em um horário. O arquivo de referência rápida guarda o que deve voltar a partir de um dia.

Em papel ou no digital, o arquivo de referência rápida funciona do mesmo jeito; só mudam as pastas. No tingdo, quem faz exatamente esse papel é o Scheduled (onde esperam as tarefas com data). Uma tarefa com data fica fora das suas próximas ações e entra nelas no dia dela. Até lá, você a encontra no Scheduled, em ordem, sempre que quiser ver o que vem pela frente.

Para tudo o que se repete, isso quer dizer: existe exatamente uma ocorrência por vez, a próxima.

1. Crie a próxima ocorrência como tarefa e dê uma data a ela, na next bar (o campo único para buscar, capturar e navegar) ou depois, no editor.
2. Até esse dia, a tarefa espera no Scheduled, não nas suas próximas ações.
3. No dia dela, entra nas suas próximas ações, ao lado de tudo o que você pode fazer agora.
4. Quando terminar, crie a próxima ocorrência com a data que faz sentido agora. Ou reabra a tarefa concluída e dê a ela a nova data.

É assim que fica no Scheduled:

O último passo leva alguns segundos, e é de propósito. É quando você termina uma coisa que sabe melhor quando ela vai ser necessária de novo. Trocou o refil três semanas depois do previsto? Então a próxima data conta a partir de hoje, não do plano antigo. E às vezes você percebe que aquilo nem precisa voltar. Aí é só não criar outra.

Feito de vários passos: checklists como material de referência

Algumas tarefas que se repetem não são um passo só, e sim uma rotina. O fechamento do mês tem dez itens; a preparação de uma viagem, vinte. Allen recomenda checklists para tarefas de rotina como essas, por um motivo simples: o que você faz sempre do mesmo jeito não deveria exigir que você pense tudo de novo a cada vez.

Esses passos não entram nas suas listas como tarefas separadas. Dez entradas que reaparecem todo mês transformam suas próximas ações em um muro. Um checklist é conhecimento, não trabalho: ele diz como algo se faz.

No tingdo, um checklist assim é uma nota em Reference (o que você guarda para consultar).

• Você captura o checklist como nota, com o prefixo *, na next bar.
• As notas aceitam Markdown. Você escreve os passos como checklist e vai marcando direto na nota, conforme avança. Quando um passo é mais fácil de mostrar do que de descrever, cole um print.
• Você arquiva a nota onde ela pertence: em um projeto, ou em uma área quando ela serve a uma responsabilidade contínua e não a um resultado específico. O fechamento do mês pertence à área Finanças, não a um projeto que um dia vai terminar.
• A nota fica fora das suas listas de ação. Você a encontra pela next bar assim que digita algumas letras do nome dela.

Para o checklist voltar na hora certa, há dois caminhos. O mais curto: dê uma data à própria nota. Ela espera no Scheduled e aparece nas suas próximas ações no dia dela, exatamente como uma tarefa. Você não precisa de uma tarefa à parte. O outro caminho: crie uma tarefa com data, como "Fazer o fechamento do mês com o checklist", e deixe a nota como referência pura na área dela. Isso combina com os casos em que um mesmo checklist serve a várias ocasiões.

É assim que pode ficar um checklist de fechamento do mês:

Quando terminar, desmarque os itens e dê à nota a próxima data. Aí ela espera quieta no Scheduled até o mês que vem.

O valor de verdade aparece depois de alguns meses. Toda vez que você nota um passo faltando, acrescenta. O checklist melhora, e você não precisa mais carregar a rotina na cabeça. É a parte do seu sistema que aprende.

Uma nota por área ainda pode fazer outra coisa: dar um panorama curto do que volta com regularidade naquela área. "Finanças: fechamento do mês, guia mensal de impostos, IPVA no começo do ano, declaração do Imposto de Renda até maio, renovação do seguro do carro." Não é uma lista para executar. É a lista que você confere para ver se cada item tem uma próxima ocorrência esperando no Scheduled.

Um hábito: fora do sistema de tarefas

Ler dez páginas por dia, beber água, largar o celular à noite. Boas intenções, mas não próximas ações. Uma próxima ação é uma decisão que você toma uma vez. Um hábito é algo que, com o tempo, você faz sem decidir.

Entradas que se repetem todo dia têm um efeito colateral silencioso em uma lista de tarefas: você marca como feitas no reflexo, ou empurra para a frente no reflexo. As duas coisas ensinam você a ler a lista por cima. E uma lista lida por cima perde justamente aquilo para que existe.

Hábitos ficam melhor em outro lugar: como um bloco fixo no calendário, em um aplicativo feito para hábitos ou simplesmente no formato do seu dia.

A rede de segurança: a revisão

Se uma vez você esquecer de criar a próxima ocorrência, tudo bem. É para isso que existe a revisão.

A revisão GTD guiada também passa pelo Scheduled. Junto com uma olhada no calendário das próximas semanas, você vê o que vem pela frente, e o que estiver faltando, você acrescenta. Na revisão de áreas, você lê o panorama que mantém para cada área e pergunta: está faltando alguma coisa aqui? Cada compromisso que se repete tem um próximo passo esperando?

Esse é o centro da resposta do GTD às tarefas recorrentes. Não uma automação que lembra por você, mas um ritmo em que você olha com regularidade.

A troca que o tingdo faz de propósito

A automação continua repetindo muito depois de a sua vida ter mudado. A assinatura foi cancelada, o projeto acabou, o ritmo já não serve, e a tarefa continua voltando. Por isso o tingdo não tem repetição automática.

Criar uma ocorrência depois da outra dá um pouco mais de trabalho. Em troca, sua lista guarda só o que você ainda escolhe de verdade, e nada se acumula pelas suas costas.

Não serve para todo mundo. Se os seus dias são feitos de muitas rotinas diárias fixas que você quer ir marcando, um aplicativo com repetição embutida pode ser a melhor escolha. É uma troca honesta, não uma questão de certo ou errado.

Para todo o resto que volta, três lugares bastam: o calendário para o que acontece em um dia, o Scheduled para o que volta a partir de uma data e Reference para o que você faz sempre do mesmo jeito. Como esses lugares se encaixam no resto do método, você vê na visão geral do GTD.