タスクとメモは、一緒にあるべきです

行動のためのタスク管理アプリと、情報のためのメモアプリ。アプリが二つ、システムが二つ、確かめる場所が二つあります。

役割と給与の幅はGoogleドキュメントの中。「求人票を書く」というタスクはToDoアプリの中。いざ書こうと座ると、必要な経験と給与の幅が要ります。そこでアプリを切り替え、書類をたどり、ファイルを見つけ、戻ってきて、何をしていたかを思い出そうとします。

サイト刷新のブランドの決まりは、共有ドライブのどこかにあります。第1四半期の振り返りの指摘は、メールのやり取りの中にあります。家族旅行の便の候補は、昨日閉じたブラウザのタブの中にありました。タスクは、まったく別の場所にあります。

タスクに手をつけるために情報が要るたび、タスク管理アプリの外に出ます。切り替えるたびに引っかかり、探すたびに小さく中断されます。そのうち、システムに情報を入れること自体をやめてしまいます。必要なときに見つからないと、わかっているからです。

給与の幅は、それだけでは役に立ちません。役に立つのは、これから求人票を書こうとしているときです。ブランドの決まりは、共有ドライブの中では役に立ちません。役に立つのは、デザイナーに説明し、トップページの案を見ているプロジェクトの中です。

資料が、それを必要とするタスクの隣にあれば、情報を探すことはなくなります。すでにそこにあり、プロジェクトの中にあり、要るときには見えていて、要らないときには隠れています。

これは新しい考えではありません。GTDから来ています。GTDでは、資料は種類ではなくプロジェクトごとにしまわれます。原則は素直です。情報は、しまいやすい場所ではなく、使う場所に置きます。

tingdoでは、タスクとメモが同じ場所に住んでいます。どちらもプロジェクトの中に、並んで置かれます。

違いは一文字だけです。検索の欄で+を打てばタスクができ、*を打てばメモができます。書きながらの指定はどちらも同じです。/プロジェクトでプロジェクトを、#コンテキストでコンテキストをつけられます。

タスクは次にとるべき行動のリストに現れます。メモは現れません。違いはそれだけです。メモは資料です。プロジェクトの中では見えていて、検索の欄からも探せますが、行動のリストからは隠れているので、流れを混ませません。

プロジェクトを開けば、両方が見えます。状態ごとにまとまったタスクと、それ自身の区画にあるメモ。動くために必要なものが、一つの画面に。

資料はいつも文字とはかぎりません。送られてきた見積もり、撮っておいたメーターの数字、寸法を知りたい棚。役に立つのが写真であることはよくあります。スクリーンショットを貼り付けるか、説明欄に画像を落とせば、関係する文章の隣にそのまま並びます。二つ目のアプリが最後まで必要だったのは、ここでした。

システムは二種類の情報を持ちます。手をつけるものと、参照するものです。

第1四半期の振り返りの指摘は、タスクではありません。ブランドの決まりも、タスクではありません。便の候補もホテルの候補も、タスクではありません。それでも、どれもシステムの中の、関係するプロジェクトの近くにあるべきものです。

多くのタスク管理アプリは、どちらかを選ばせます。すべてをタスクにして、行動に結びつかない項目でリストを混ませるか、資料をよそに置いて、つながりを失うかです。

tingdoは、この区別を一級のものとして扱います。タスクは状態を持ち、次にとるべき行動を持ち、週次レビューに場所を持ちます。メモはそのどれも持ちません。プロジェクトの中に静かにあり、要るときにそこにあります。

流れに足すアプリは、そのつど、手入れして、同期して、検索して、信頼しなければならないシステムになります。アプリが二つあれば、受信箱も二つ、検索の履歴も二つ、情報が隠れているかもしれない場所も二つです。

タスク管理アプリが資料も持てるなら、その分かれ目はなくなります。システムが一つ、検索が一つ、見る場所が一つになります。

これは、tingdoが長文の執筆や知識の整理のための本格的なメモアプリの代わりになる、という意味ではありません。タスクとプロジェクトに結びついた資料、つまり役割の定義、請求の決まり、ブランドの決まり、調べた結果には、タスク管理アプリの中に自然な居場所がある、という意味です。