マスターリストは、責任のあるタスクをすべて集める一本のリストです。仕事も、家のことも、そのあいだにあるものも、仕分ける前に、日付をつける前に、良し悪しを判断する前に集めます。持ちこたえるリストの仕組みは、どれもこの土台の上にあります。最初の一本をつくるのに、20分ほどです。
何ではないのかも、はっきりさせておく価値があります。マスターリストは一日の計画ではありません。上から順に片づけていくものではありません。目標のページでも、いつかの夢の集まりでもありません。それは保管場所です。頭の中で抱え続けなくても、タスクが安全に置いていられる、唯一の場所です。
本当の価値は、この最後の部分にあります。終わっていないタスクは、こちらを引っぱります。心理学は、中断された作業についてのBluma Zeigarnikの1927年の実験以来、その引っぱりを研究してきました。終わっていないタスクのほうがよく記憶に残るという彼女のもとの主張は、現代の再現であまり持ちこたえていませんが、中断されたものに戻って続きをしたくなるという関連した引っぱりのほうは確かです。20の研究を通して、人は中断されたタスクに三分の二ほどの割合で戻りました。
書き出したときの安らぎのほうは、測りやすいものです。Michael Scullinらの2018年の研究では、寝る前の五分でこれからのタスクを書き出した人は、すでに終えたタスクについて書いた人より、九分ほど早く眠りに落ちました。リストを書き出すのは、面倒ごとではありません。頭が手を離すための方法です。
作り方
20分を確保します。一枚の紙か、一つの文書か、一つのメモを開きます。それから頭を空にします。仕分けも、良し悪しの判断もしません。
手がかりがあると助かります。記憶は、近所どうしで働くからです。ゆっくりたどってください。
- プロジェクトを、一つずつ。終わっていないもの、約束したもの、静かに止まっているものは。
- 人。誰があなたの返事を待っていますか。誰に何を約束しましたか。
- 顧客と同僚。送っていない提案、書いていない請求書、伝えていない意見。
- お金と事務。提出、更新、契約、予約。
- 仕事の外で、まだ自分の判断を待っているものすべて。同じ場所に書きます。同じ頭から出てくるものだからです。
浮かんだ言葉のままで書きます。「加藤さんの引き継ぎ」で今は十分です。磨くのはあとで、明るいところで見てみたら意味がなかったとわかったタスクは、消してかまいません。少し気分もいいものです。
多くの人は、60から150件のあいだに落ち着きます。その数に一瞬ひるむかもしれません。思い出してください。それは全部、もう頭の中にあって、一緒に運ばれていたものです。今、駐車場ができました。
マスターリストから、日々の実行へ
避けるべき間違いがあります。マスターリストのタスクを、新しい今日のリストに書き写さないでください。書き写しは、タスクがリストのあいだに落ちる原因で、残りを手で明日に運ぶことが、転がり続けるリストの生まれる場所です。
逆向きに働きます。マスターリストを唯一の拠りどころにして、場所ごとのリスト(パソコン、電話、会社でしか起きないこと)に分け、それぞれでいちばん大事なタスクを上に並べます。どこかにいるときは、その場所のリストを開いて、上の一件を取ります。終われば、次はもう待っています。
実際にできるタスクの書き方から本物の期限の扱いまで、これを取り巻く方法の全体は、本編のガイドにあります。続くToDoリストの作り方へ。
すべてのタスクが、まだ「やる」ではありません
マスターリストに着地するもののうち、いくつかは約束ではありません。思いつきで、たぶんで、いつかです。木工を習う。廊下を塗り直す、たぶん、いずれ。
そうした項目には、消したり、動いているリストの水増しにしたりする代わりに、専用の置き場を与えます。本物のタスク二つのあいだに「たぶん」が挟まっていると、リスト全体が信じにくくなります。読むたびに、どの項目も決め直しが要るようになるからです。専用の隅に置いて、週に一度の立て直しで目を通すだけなら、思いつきは何も食わず、「やる」に変わる日のために手元にあり続けます。あるいは、晴れやかに消される日のために。それも前進の一つの形です。
マスターリストが墓場になる理由
マスターリストは、放っておけば古びます。終わったタスクが残り、死んだ計画が視界をふさぎ、一つ出ていくたびに三つ入ってきます。一か月手入れをしなければ、リストは、もう自分ではない誰かの記録になります。そこで多くの人はやめてしまい、下手に覚えておく暮らしに戻ります。
直し方は、平日の意志の力を増やすことではありません。手入れの瞬間を一つ持つことです。20分から30分の週に一度の立て直しで、終わったものと死んだものを外し、止まったプロジェクトに新しい次の一歩を与え、各リストの上を決め直します。週に一度の正直な時間が、残りの六日間のあいだリストを信頼できるものに保ちます。この時期には、それ自体の益もあります。Christine Syrekらの日誌研究は、終わっていないタスクが、反芻と眠りの浅さとして週末までついてくることを見つけました。週の計画についての現場実験を含む別の研究は、そうしたタスクに具体的な計画を立てることが、頭にそれを手放させるものだと示しています。週の終わりの立て直しは、事務ではありません。週末が週末でいられるための方法です。この習慣には専用のガイドがあります。週次レビューへ。
アプリの中に置くなら
マスターリストは、紙の上でも幸せに暮らします。そうでなくなる瞬間までは。探す必要が出て、場所ごとに分ける必要が出て、書き直さずに並べ替える必要が出たとき、アプリのほうがうまく運びます。tingdoは、まさにこの形を中心にできています。二秒での一つの受信箱への書き留め、場所ごとのリスト、そして案内つきの週に一度の立て直しです。