月ごとのやることリスト。こぼれる理由と、代わりに働くもの

月ごとのやることリストは、暦の一か月に区切られたリストです。ふつうは月の初めに書き、月が終わる前に終えるつもりのものを持ちます。本当にある問題に対する、いちばんよくある答えです。月ごとの間隔で起きることは実際にあって、それには住む場所が要ります。

同時にそれは、翌月へ移した項目の山として月を終えることが、いちばん確実なリストでもあります。次の一枚を書く前に、これはわかっておく価値があります。こぼれるのは意志の問題ではないからです。形式に組み込まれています。

月のリストが本当に役に立つもの

月の画面に属するものは三つあり、そこにあってよく働きます。

その月の中の本物の日付。家賃、四半期の提出、保険の更新、誕生日。自分がつくったのではない日付で届き、落ちる月ごとにまとめて見えるのは役に立ちます。

毎月の事務。請求、経費の精算、メーターの確認、毎月見直している契約。本当に月ごとの周期で繰り返す仕事には、月のリストという自然な居場所があります。

二つか三つの成果。タスクではなく、成果です。月末に実現していたいこと。「新しい料金ページが公開されている」「加藤さんの案件を引き渡して、請求も済んでいる」。その短いリストが、一か月に形を与えます。

この三つの材料でできた月のリストは、小さいままで、正直なままで、月を生き延びます。こんな形です。

10件、どれも信じられるものです。何がないかに目を向けてください。3月にも起きる、40件のふつうのタスクです。その不在は意図したもので、それがこつのすべてです。

うまく回すには

月のリストがほしいなら、四つの習慣がそれを働かせ続けます。

1. 短く保つ。50件ではなく10件から15件。月のリストは眺めるためのもので、入れ物ではありません。
2. 本物の日付だけを置く。世界からではなく自分から来た日付なら、ここには属しません。
3. 成果は活動ではなく、終わった状態として書く。「加藤さんの案件を引き渡して、請求も済んでいる」は、いつ止まればいいかを教えてくれます。「加藤さんの案件を進める」は決して教えてくれません。
4. 月に一度ではなく、週に一度見る。30日に一度しか開かないリストは、読むころにはもう古びています。

この最後の習慣が、この形式を救うものであり、同時に、それ以外の時間に何がまずいのかを教える手がかりでもあります。

月のリストがこぼれる理由

まずいことは、月のリストが眺めるためのものでなくなり、すべてが住む場所になったときに始まります。そこで、よく記録された二つの効果が働き始めます。

一つ目は、Daniel KahnemanとAmos Tverskyが記述した計画の錯誤です。人は自分の作業にかかる時間を、しばしば大きく見積もり損ないます。有名な研究では、学生は自分の論文に34日かかると予測し、実際は56日でした。この誤りは、一か月与えたからといって行儀よく縮んではくれません。一か月分のリストを一か月分の楽観で満たせば、そのかなりの部分は、書いたその日にもう間違っています。

二つ目は、研究者が単なる緊急性の効果と呼ぶものです。2018年のJournal of Consumer Researchの研究では、五つの実験を通して、人は、より大事なタスクより、ただ時間に追われている感じのするタスクを選びました。大事なほうの見返りが大きいときでさえそうでした。一か月のリストは、月末にその圧力を静かにつくり出します。最後の週が来ると、リストの上のすべてが一度に急ぎに感じられ、大事な項目は、ただ締まりかけている項目に負けます。

そして、誰も計画に入れていない部分があります。ふだんの仕事は、月ごとのまとまりでは届きません。絶えず届きます。時間で組んだリストには、11日に現れて12日にやらなければならないタスクの正直な置き場がないので、それも月のリストに着地し、リストは月を眺めるためのものではなくなります。三週目には壁です。

月末に残るのは、終わっていない項目の集まりと、その一つひとつについての判断です。多くの人はそれを翌月に移します。すると同じ周期が、不利を抱えて始まります。それを何か月か続けると、壊れていくリストすべてが教える教訓を学びます。このリストは信用するな。

代わりに働くもの

直し方は、もっとよい月のテンプレートではありません。一本のリストに、二つの別々の問いに答えさせるのをやめることです。

時間は「これはいつ起きなければならないか」に答えます。その答えが要るのは本物の期限だけで、カレンダーか小さな月の画面があれば十分に持てます。それ以外のすべては「これはどこでできるか」で答えられ、その問いは場所ごとに分かれたリストを求めます。パソコンのためのもの、電話のためのもの、実際にどこかにいるときにしか起きないもののためのもの。それぞれには今できることだけが並ぶので、月がどれだけ詰まっていても、読むことは落ち着いたままです。

それが方法のすべてで、本編のガイドの主題です。続くToDoリストの作り方へ。タスクは動詞から始める。リストは場所で分ける。日付は期限が本物のところにだけ。

月のリストが手を伸ばしている習慣

月ごとにという衝動には、本当に正しいものがあります。一歩引いて、全体を眺めて、次に何が大事かを決めること。それは本物の必要で、そうした瞬間のないリストは古びます。

変える価値があるのは、その時期だけです。Hengchen Dai、Katherine Milkman、Jason Riisによる新しい始まりの効果の研究は、時間の節目の直後に、人が目標に向かって動き出す見込みが測れるほど高まることを見つけました。月の初めがリストを書くのにちょうどよく感じられるのは、まさにそのためです。その引力は本物です。そしてそれは、毎週の月曜にもあります。一週間なら、仕事との距離が近く、見積もりがまだ当てになります。

だから、一歩引くことは残して、週の間隔に移します。終わったものと死んだものを片づけ、それぞれのプロジェクトに新しい次の一歩を与え、近づいている本物の期限を確かめ、上位の項目を決める。20分から30分、週に一度。すると月はひとりでに面倒を見てくれます。リストの上のどれも、六日以上古びることがないからです。この習慣には専用のガイドがあります。週次レビューへ。

月の画面は、それが得意なことのために残します。本物の日付と、二つか三つの成果です。手入れは、週に一度の立て直しに任せます。

その構造を手で支え続けたくなければ、tingdoはそのためにできています。場所ごとに分かれたリスト、本物の期限のためだけの日付、案内つきの週に一度の立て直し、そして月が終わっても赤くなるものは何もありません。