仕事術の界隈には、よく言われる言葉があります。GTDは道具を選ばない。紙でも、Notionでも、Todoistでも、索引カードの束でも、方法のほうは気にしない。収集して、見極めて、整理して、見直して、実行するかぎり、仕組みは回る。
そのとおりです。そしてこれが、働く年月のうちの何年かを静かに人から奪っている言葉でもあります。
道具を選ばないことは、道具がどうでもいいことではないからです。方法が、合わない道具でも生き延びる、というだけです。自分も生き延びます。ただし、代償を払いながら。
仕事と、金づち
よい道具とは、いつも引っかかりを減らすもののことでした。
飛行機がなくても旅はできます。もっと時間がかかり、もっと力が要り、実際にしている旅のほとんどは無理になります。パソコンがなくても仕事はできます。かつては誰もがそうでした。手で書き、計算し、書類を整え、今なら午後のうちに終わる仕事に何週間もかかりました。壊れた金づちでも釘は打てます。釘は入ります。手のほうが代償を払います。
仕事そのものは変わりません。道具が変えるのは、力のどれだけが仕事そのものに向かい、どれだけが手の中のものとの格闘に消えるかです。
GTDも同じです。方法が仕事で、道具は金づちです。
柔軟なメモアプリは、次にとるべき行動のリストを持てます。表計算でも持てます。紙のノートでも持てます。けれども「持てる」と「そのためにつくられている」は同じではありません。問いは、その道具の中で方法が回るかどうかではありません。実際の仕事をしようとしている何週間ものあいだ、その道具が力をどれだけ静かに奪っていくか、です。
引っかかりは税金です
どんな仕事の仕組みにも、熱い場所がいくつかあります。力が仕組みから道具の側へ漏れていく場所です。漏れは小さい。だから見逃しやすい。けれども積み重なります。
書き留めるとき。何かを思いつきます。頭から出して、仕組みに入れたい。それに三回のタップと、プロジェクトの選択と、タグの選択と、日付の選択と、保存のボタンが要るなら、書き留めるのをやめます。意識してではありません。ただ半年後に、また頭の中で並行のリストを持っていることに気づくだけです。
次を決めるとき。アプリを開きます。140件が見えます。さて、何をするかを決めなければなりません。アプリがそれを絞り込む助けをしてくれないなら(今いる場所で、手元の道具で、今本当にできるものへと)、判断はそのたびに自分へ戻ってきます。それは機能の一覧に姿を変えたタスクの麻痺で、一日に百回も同じ判断を下す疲れが、人をすり減らします。
見直すとき。GTDは、週に一度一歩引くことを求めます。仕組みを信じるには、仕組みが正直だと知っている必要があります。週次レビューが、毎週日曜に自分で考え出さなければならない漠然とした儀式なら、飛ばすようになります。二度飛ばせば、仕組みは信頼できるものでなくなり、また頭の中で抱え始めます。
日付。多くのタスク管理アプリは、期限を中心に置きます。何もかもが期限をほしがります。タスクの多くには期限がありません。だから、でっち上げます。守れません。アプリが期限切れの印をつけます。もうリストは道具ではなく、小さな非難の並んだ壁です。
一つひとつは、小さな税です。一つひとつは、生き延びられます。問題は、それを毎日、何年も払い続けることです。
方法論の用語なしの実践版がほしければ、書いてあります。続くToDoリストの作り方へ。
タスク管理アプリがつまずくところ
つまずきはふつう、こういう姿をしています。そして、不具合のような見た目はほとんどしていません。
違う問いに最適化している。多くのアプリは「何が期限か」に答えるためにつくられています。GTDは「次は何か」に答えるためにあります。これは別の問いで、その違いが、最初の画面から通知の仕組みまで、すべての形を決めます。カレンダーで開くアプリは、どう考えるべきかについて選択をしています。その選択が方法と合っていなければ、毎朝アプリと戦うことになります。
設計する人にさせられる。NotionやObsidianのような道具が強力なのは、まさに空っぽだからです。同時にそれが、人がその中にGTDを組み上げようとして、三か月後に燃え尽きる理由でもあります。最初の数週間は、仕組みを使うのではなく設計することに消えます。次の数か月は、その設計の手直しに消えます。方法は注意を解き放つためのものなのに、道具のほうがそれを吸い取ってしまいます。
書き留めることを、入力用紙に変える。タイトル以上のものを求めるタスクの入力は、書き留める引っかかりです。手を抜くようになります。抜いた手は、アプリが役に立つために必要としていたメタデータです。すると手元には文脈のない一語のタスクのリストが残り、仕組みは働かなくなります。
期限切れを機能として扱う。増えていく赤いバッジの山は、生産性の合図ではありません。道具が製造した後ろめたさです。アプリを開くと嫌な気分になるので、開かなくなります。方法が失敗したのではありません。道具が、方法を恥と結びつけるよう教えたのです。
どれも、例外的な事例ではありません。汎用のタスク管理アプリでGTDをやろうとしたときの、よくある出発点です。
整えられた道具が取り除くもの
方法のためにつくられた道具は、小さな税を一つずつ取り除きます。
書き留めるのは、タイトルだけであるべきです。それ以外はあとから足せますし、足さなくてもかまいません。次の判断は、もう済んでいるべきです。アプリが推測するのではなく、方法そのものの構造によって。今いる場所で絞り込んだ次にとるべき行動を見て、一つ選ぶ。週次レビューは、一項目ずつの案内つきの道であるべきです。そうすれば実際にやります。そして「期限切れ」という言葉は存在しないべきです。本当の仕事では、期限は例外であって、規則ではないからです。
これがtingdoの形です。違っていたかったからではなく、引っかかりに行き場がほしかったからです。このアプリのどの部分も、払う必要のない税を払わせることへの、小さな拒否です。
GTDは、ほとんど何の中でもできます。自分と戦っている道具を通してやる必要は、ないはずです。
次に何をするかについて、ひとこと
すでにタスク管理アプリを使っていて、それが思っている以上に静かに力を奪っているのではと感じているなら、正直な答えはこうです。たぶん、少しは。その「少し」が変えるに値するかどうかは、あなた次第です。よくある出発点のいくつかについて書いてあります。
あるいは、tingdoを開いて一週間使ってみてください。引っかかりは消えるか、消えないかです。どちらにせよ、すぐにわかります。