あなたを管理したがらないタスク管理アプリ

毎朝、タスク管理アプリを開く前に、小さな抵抗の瞬間があります。仕事が難しいからではありません。何が待っているかを知っているからです。赤い印のついた昨日のタスクの山。先週の水曜に、今日やると自分に約束した三つのこと。二週間ずっと「金曜が期限」のままのプロジェクト。何をするかを考える前に、終わらなかったものを片づけなければなりません。たぶん、それほど大事ではなかったから終わらなかったものを。先へ動かす。新しい日付を選ぶ。アプリに向かって、次はいつやるつもりかを伝え、前回の試みについては、そこから離れることで詫びる。

けれども、アプリが知らないことがあります。火曜の会議が長引いたことを知りません。水曜の顧客の緊急事態が、一週間をまるごと書き換えたことを知りません。月曜に「急ぎ」と呼んだものが、木曜に出てきたものより大事でなかったことを知りません。タスク管理アプリが見ているのはリストです。一週間を見てはいません。

それなのに、多くのタスク管理アプリは、まるで見ているかのようにふるまいます。本当の期限のないタスクに日付をつけるよう促してきます。画面は期限を中心に組まれています。カレンダーの列、今日の絞り込み、今週の画面。日付がないと、アプリは半分空っぽで、壊れているようにさえ見えます。だから本気でもない日付を選び、アプリはその当て推量を非難に変えます。

これが、設計で立ち向かいたかった前提です。

「期限切れ」はどこから来たのか

不思議なのは、これらのアプリの多くが着想を得た方法論のほうは、期限をあまり信じていないことです。

『Getting Things Done』の中でDavid Allenは、動かせない期限のあるものと、それ以外のすべてを慎重に区別しています。動かせない期限とは、乗るべき飛行機、納税の申告、三時の会議のことです。これらはカレンダーに属します。交渉の余地がなく、そしてまれです。それ以外のすべて、仕事の長く静かな大部分は、次にとるべき行動です。いつかではなく、今どこにいて、何を持っているかで並べられます。電話を持っているときに電話をかけ、外に出ているときに用事を済ませ、机にいるときにパソコンの仕事をする。

実際には、これはタスクのほとんどにまったく日付がないことを意味します。遅れているのではありません。ちょうどよいときを待っているだけです。GTDはこれを、例外ではなく、仕事の既定の状態として扱います。

多くのタスク管理アプリは、これを逆さまにしました。カレンダーを中心につくられたのは、設計された当時、カレンダーがすでに仕事術の支配的な比喩だったからです。だからすべてのタスクに日付がつき、すべてのリストに「今日」があり、すべてのプロジェクトに、誰も声に出して決めていない期限がつきます。GTDがまれだと呼んだものが、仕組み全体を支えるものになりました。そしてGTDが既定だと呼んだ、日付のない次にとるべき行動は、脇の欄のどこかに小さなアイコンを持つだけの二級市民になりました。

よく見れば、多くのタスク管理アプリは、その下ではチェックボックスのついたカレンダーにすぎないことがわかります。今日の画面はカレンダーの一日です。今週の画面はカレンダーの一週間です。期限切れの山は、まだそこに残っている昨日のカレンダーです。

日付があらゆる場所にあれば、「期限切れ」は自動的についてきます。すべてに締め切りがあるふりをしたことの、自然な帰結です。

期限をでっち上げると何が起きるか

たいていの朝、私が実際にやっていることはこうです。アプリを開く。赤を見る。三日前が期限だったタスクを一つ選んで、今日が期限だと仕組みに伝える。もう一つを金曜へ押しやる。金曜には無理だと、もうわかっていながら。三つ目を一週間先送りにする。来週が正しいときだからというより、目の前から消したいから。このどれも計画ではありません。家事です。アプリを使えるようにするために、使う前にする仕事です。

そして、それをしているあいだに、ある感情があります。

最初に来るのは苛立ちです。アプリに対してというより、状況に対して。この日付を選んだのは自分です。悪意はなく、来る週が実際とは違って見えていたときに。今、朝の最初の十分を、すでに「遅れている」と決めつけているリストとの交渉に使っています。技術的な意味では、リストは間違っていません。日付は過ぎました。けれども、その枠組みは、日付が過ぎたことをこちらの失敗だと前提しています。本当は、一週間が、一週間のするとおりのことをしただけなのに。

苛立ちの下に、もっと静かなものがあります。自分のタスクのリストに後ろめたさを感じるようになりました。書いてみると、ばかげて聞こえます。タスクは自分のものです。日付も自分のものです。世界が思ったとおりに動かなかったことは、道徳上の落ち度ではありません。けれども、自分は何も間違ったことをしていないと知っている分別のある大人の部分は、毎朝静かに「間違えた」と告げてくるリストにはかないません。

後ろめたさは小さい。それが厄介なところです。大げさなものなら、気づいて押し返せます。代わりにそれはただそこに居座り、表面の下で低く鳴り続け、何か月かのうちに、仕組みとの関係を変えていきます。アプリを開く回数が減ります。あとで日付をずらすことになるので、追いかけるのが面倒に感じられるものを書き留めなくなります。どこかに、もっと正直に感じられる並行のリストを持つようになります。アプリをやめはしません。ただ毎週、少しずつ信じなくなっていきます。

これは誰の設計の意図でもありません。タスク管理アプリは、人が整った状態でいられるようにつくられました。長いあいだ、日付はそれを構造化するいちばんわかりやすい方法でした。けれども、どこかの時点で構造が意図を追い越し、少し遅れている感じが、タスク管理アプリを使うことの既定の状態になりました。

「期限切れ」がそもそも存在しないと、何が変わるか

数年前、tingdoという小さなタスク管理アプリを、ゆっくりと、本業のかたわらでつくり始めました。これが、このアプリの最初の設計上の決定です。期限切れという状態はありません。

隠しているのでも、和らげているのでも、驚かない色に畳んでいるのでもありません。存在しないのです。もちろん本物の期限はあります。特定の日に本当に起きなければならないこともあり、そのためにアプリでは日付を決められます。けれども日付が決まったあと、アプリは昨日の日付と今日の日付を同じように扱います。どちらも、そのまま表示されます。どちらも失敗の印はつきません。日付が大事だったなら、気づきます。大事でなかったなら、タスクは待ちます。台所の調理台に置いたメモが、判断を下さずに待つように。

このアプリを本当の一週間で初めて使ったとき、不思議なことに気づきました。朝の抵抗が消えていました。開いて、次にとるべき行動を見て、仕事を始める。先にやる家事がありません。リストとの交渉がありません。始める前に自分にする静かな詫びがありません。リストは、ただのリストでした。最初にこのアプリを見せた人たちも似たことを言いました。最初に気づいたのは機能ではなく、ある感情がないことだった、と。

もっと驚いたのは、日付そのものに起きたことです。アプリが守れなかった日付で罰するのをやめると、日付をそう気軽に選ばなくなりました。GTDが描くとおり、日付はまたまれなものになりました。本当に日付のある少数のものにだけ日付をつけて、それ以外はそのままにしました。仕事の既定の状態が、最初からそうであるべきだった姿に戻りました。ちょうどよいコンテキストを待っている、次にとるべき行動の集まりです。

苛立ちは、赤と一緒に去りました。後ろめたさは、バッジと一緒に去りました。残ったのは、ただの仕事でした。

期限切れの状態を取り除くと、もう一つ変わったことがありました。毎日の家事がなくなると、アプリの中の残りの引っかかりに気づくようになったのです。より小さな抵抗、大きいほうがうるさかったせいで感じなくなっていたもの。そのうちいちばんしつこかったのは、何年も当たり前だと思っていたことでした。一つの考えを書き留める前に、アプリが求めてくる判断の、その数です。

書き留める前に尋ねることの代償

多くのアプリで、私がタスクを書き留めるやり方はこうです。会議と次の何かのあいだのどこかで、考えが浮かびます。アプリを開きます。「タスクを追加」のボタンを探します。タイトルを打ちます。すると入力用紙が広がります。これはどのプロジェクトのものか。一覧をたどります。どのコンテキストか。別の一覧から選びます。期限はあるか。カレンダーを開きます。優先度は。タグは。リマインダーは。あるものは選択肢、あるものは切り替え、あるものは「その他の設定」の奥に隠れています。終わるころには、その考えは、それ自体が小さなプロジェクトになっています。そしていちばんまずいのは、もとの考え、本当に覚えておきたかったものが、まだ下す準備のできていなかった五つの整理の判断の下に埋まっていることです。

GTDはこの点についてはっきりした立場を持っています。書き留めることが先。見極めることはあとです。頭が手放せるように書き留め、それが何を意味してどこに住むのかは、別の段階で、自分のときに決めます。二つを混ぜると、両方が損なわれます。書き留めるのが遅くなるので、書き留めなくなります。見極めが絶え間なくなるので、静かな見直しではなく、割り込みのように感じられるようになります。

私は、気づかないうちにこの混ぜ方に適応していました。新しいタスクの一つひとつが小さな整理の行為で、その手間を習慣に組み込んでいました。あとで整理するのは手間がかかりすぎるので、打つ前に頭の中で考えを仕分けていました。どの考えがその手間に値するかを、静かに決めていました。多くは値しませんでした。それらは仕組みに入ることがありませんでした。失ったものは見えませんでした。書き留めなかったものでできていたからです。

二つ目のことは、見えるまでに時間がかかりました。つくり始めてから、ようやく気づきました。書き留めることと探すことは、私の頭の中で別々の場所に住んでいました。画面の上でも、いつも別々の場所にあったからです。だから考えが浮かんでも、それがもうあるかどうかを確かめることはめったにありませんでした。確かめること自体が小さなタスクでした。もう一度書いてしまうほうが楽でした。そのうちリストは、似たものの重なりで埋まりました。電池を買う。電池を手に入れる。火災警報器の電池。どれも間違ってはいませんが、どれも同じタスクではなく、リストは筋を見失っていました。

この二つの観察を並べると、面白い形が現れます。書き留めることは、整理の圧力から自由であるべきです。そして書き留めることは、探すことと同じ行為であるべきです。これから足そうとしているものが、すでにあるものと、その場で照らし合わされるように。どちらも同じ方向を指しています。一つ以上の仕事をする、一つの入力欄という方向です。

一つの入力欄が、一つ以上の仕事をする

答えは、一つの入力欄でした。隣に別の「追加」ボタンのついた検索の欄ではありません。同じ欄です。打ち始めると、新しくなろうとしているものを書いているそのあいだに、アプリがすでにあるものをその場で見せます。打っているものがもう仕組みの中にあれば、文を打ち終える前に見えます。なければ、enterを押せば、そこにあります。入力用紙はありません。追加の質問もありません。どこに属するかについての判断も、自分がしたければ別ですが、ありません。

私はこれをnext barと呼んでいます。これがどれだけ運べるのかを信じるまでに、長い時間がかかりました。タスクを書き留めること、タスクを探すこと、プロジェクトへ飛ぶこと、コンテキストを切り替えること。そのすべてがそこにあります。画面の残りは静かなままです。重い仕事をする必要がないからです。打つ場所は一つで、アプリがそれについてきます。

実際にどう感じられるかというと、書き留める瞬間が、瞬間であることをやめます。考えて、打って、動き続ける。こちらが頼まないかぎり、アプリは邪魔をしません。