フリーランス
余計な手間のない、フリーランスのプロジェクト管理
会社の全部が自分です。必要なのは、自分と同じように動くシステムです。速くて、融通が利いて、進行役のいらないもの。
心当たりはありませんか
水曜の午後。A社の画面設計を仕上げています。スマートフォンが鳴ります。C社が、試作はいつできるかと聞いてきました。C社のことは金曜から考えていませんでした。
受信箱に切り替えます。税理士から、3月分の領収書を送ってほしいというメールが来ています。先週やるつもりでした。ついでに、二週間前に出し忘れていた請求書にも気づきます。まだ受け取っていないお金です。
その請求書を探しているうちに、B社の説明が明日で、資料にまだ手をつけていないことを思い出します。コワーキングの席の件で連絡もしていませんし、新しいモニターも受け取っていませんし、移行の件でホスティング会社にも聞いていません。
どれも難しくはありません。ただ、どれも自分の責任で、思い出させてくれる人はいません。木曜の夜には、一週間ずっと忙しかったのに、大事なことは何も進まなかった感じだけが残ります。
タスクのリストを渡してくれる人はいません。そして、それをわかっている道具もありません。
フリーランス向けと言われるプロジェクト管理の道具の多くは、チーム向けの道具から共同作業を抜いたものです。スプリントも、節目も、ダッシュボードも、タスクを割り当てる進行役もある前提でつくられています。そのどれもありません。あるのは、三件の顧客の仕事と、税の期限と、更新しようと思い続けている自分のサイトと、買い物です。
問題は、道具がないことではありません。仕事と暮らしが同じ一つのリストになっていて、それをうまく扱える道具がないことです。要るのはガントチャートではありません。今、パソコンの前にいて、顧客との電話まで45分あるとき、いちばん役に立つことは何か。それがわかることです。
顧客の仕事も、事務も、暮らしも、一つのシステムに
tingdoを開きます。今はパソコンの前です。#computerで絞り込みます。見えるのは、「A社の画面設計を仕上げる」「B社に請求書を送る」「実績のサイトを更新する」「3月の経費を突き合わせる」。C社の試作は出てきません。それは電話が要る#phoneのタスクだからです。買い物も出てきません。それは#errandsです。
30件ではなく、6件が見えます。5分で終わって、しかもお金が入る請求書を選びます。それから画面設計に戻ります。
顧客の仕事と私用が同じシステムにあります。仕事モードと暮らしモードを切り替える必要はありません。用事で外に出ていれば外の用事が見え、机の前にいれば机でできることが見えます。すべてが一か所にあって、現実で絞り込まれています。
#computer
- – A社の画面設計を仕上げる
- – B社に請求書を送る
- – 実績のサイトを更新する
#errands
- – 署名済みの契約書を届ける
- – 新しいモニターを受け取る
#phone
- – 四半期の税金について税理士に電話する
- – C社に連絡を入れる
- – 席の件でコワーキングに電話する
#admin
- – 3月の経費を突き合わせる
- – 案件の進捗表を更新する
- – 税理士に何度も聞かれているあの書類を出す
- – A社の請求用に作業時間を書き出す
うまくいく理由。GTDの上で動いているからです
これはtingdoが考え出したものではありません。下にあるのはGetting Things Done、David Allenがまさにこの立場の人のために設計した方法です。気になることが多すぎて、渡せる相手がいなくて、そもそも全部を覚えておくようにはできていない頭。出発点は素直な観察です。頭の中だけに置いてある終わっていないこと、出していない請求書、返事をしていない顧客、更新しようと思い続けているサイト。それらは開いたままの輪としてそこにあります。脳はどの輪がいちばん大事かを判断できないので、全部について同時に催促してきます。たいてい、夜中の2時に。この低く続くざわつきは、意志の問題ではありません。頭を保管庫として使ったときに起きることです。
GTDは、それを五つの段階で解きます。引き受けたことをすべて頭の外に出して、信頼できる一か所に書き留めます。覚えていることに何も依存しなくなります。それぞれについて、これは本当は何で、次にとるべき具体的な行動は何かを見極めます。「サイト」が「会社紹介ページの新しい文章を書く」になります。その行動を、プロジェクトや優先度ではなく、それをやるのに必要な状況、つまりコンテキストで整理します。週次レビューで全体をたどり、システムを最新で信頼できる状態に保ちます。そして実行します。決めることはもう済んでいるので、あとはやるだけです。
だからフリーランスの暮らしによく合います。仕事の道具と暮らしの道具を行き来しなくなります。この方法は、仕事か暮らしかで分けないからです。分けるのは、今実際にできるかどうかです。パソコンの前で、電話で、あるいは外の用事で。システムがすべての輪を持っていて、それを完全に信じられるようになったとき、頭はやっと目の前の仕事に向かえます。tingdoは、その方法を最初からの前提にしているだけです。力は、仕組みづくりではなく仕事のほうに向かいます。
顧客も、税理士も、ホスティング会社も、こちらの期限は持っていません
金曜にC社へ試作を送りました。月曜に税理士へメールしました。二週間前にホスティング会社へ問い合わせを出しました。そのどれかは終わっているでしょうか。わかりません。書き留めていないからです。
tingdoでは、渡したものと待っているものはすべて連絡待ちの状態を持ちます。「試作へのC社の返事」「申告についての税理士の確認」「ホスティング会社からの移行完了の連絡」。これらのタスクは日々の視界の外にあります。週次レビューまで考えなくて済み、そこでアプリが一つずつたどります。まだ待っているか。声をかけるときか。終わったか。
付箋も要りません。送信済みメールをたどることも要りません。「あれ、聞いた気がするけれど確かではない」もなくなります。
実際に働いた時間を残す
フリーランスにとって、時間がどこへ行ったかを知ることは、あってもなくてもいいものではありません。時間で請求するにしても、プロジェクトが本当はどれだけかかるのかを知るにしても、時間の記録は仕事の一部です。
tingdoには集中の画面が組み込まれています。どのタスクからでも始められて、そこにどれだけ取り組んだかをアプリが記録します。別のタイマーアプリも、ブラウザの拡張も、表計算も要りません。タイマーは、仕事のある場所にあります。
記録した時間はLogbookに残ります。請求するときや、プロジェクトを振り返るときに、時間のデータを書き出せます。Logbookとデータの書き出しはProとUnlimitedのプランにあります。
これはポモドーロのタイマーでも、遊びに変える仕掛けでもありません。連続記録も、点数も、圧力もありません。時間がどこへ行ったかの静かな記録が、必要なときにそこにあるだけです。
水曜のあの感じを防ぐ、一時間
水曜のあの感じ、すべてが一度に押し寄せてくるあれは、先週から全体を見ていないから起きます。積み上がり、約束がこぼれていたのです。
週次レビューが、それを防ぎます。週に一度、全部をたどります。受信箱を空にし、それぞれのプロジェクトを確かめ(A社に次にとるべき行動はあるか。税の申告はどうか)、待っているものに声をかけ、いつかやる・たぶんやるの思いつきを眺める。終わったとき、仕事も私用も含めた暮らし全体の状態が、一度でわかります。
今ではない。けれど、忘れてもいない。
「モーションデザインを学ぶ」「相談で使っている枠組みを講座にする」「ロゴを作り直す」。どれも本当にやりたいことですが、今手をつければ顧客の仕事を落とすことになります。多くの仕組みでは、これらは動いているリストに残って後ろめたさを生むか、消されて後悔を生むかのどちらかです。
tingdoでは、いつかやる・たぶんやるに入ります。日々の視界の外です。後ろめたさもありません。週に一度、レビューのときに目を通します。たいていはそのまま通り過ぎます。けれどもときどき、何かがかみ合って、本物のプロジェクトになります。