タスクとメモのために、Notionの代わりを
範囲についてひとこと。このページが比べるのは、タスクと、それに結びついた資料のメモを扱う道具としてのNotionとtingdoです。Notion全体との比較ではありません。Notionは、ウィキであり、データベースであり、文書のエディタであり、チームの作業場です。tingdoはそのどれの代わりにもなろうとしません。tingdoが代わるのは、Notionのうち、次に何をするかを追いかけようとしている部分と、そのタスクの隣に置いておきたいメモの部分だけです。
力を使わされているのがNotionのその部分なら、この先を読んでみてください。
Notionが強いところ
Notionは本当に多くのことが得意です。そこをごまかすつもりはありません。
- ·文書とウィキ。長い文章、チームの知識の集まり、社内の資料。
- ·自分で組むデータベース。構造のある項目と、複数の見せ方が要るものすべて。
- ·プロジェクトの追跡。ロードマップ、スプリント、記事の予定表。
- ·チームで働くこと。同時編集、コメント、共有の場所。
- ·作業場全体に届くAI。Notionのエージェントは、作業場を検索し、文章を書き、決まった時間に仕事を回せます。知識がNotionの中にあるなら、この届き方に並ぶものはなかなかありません。
このどれかのためにNotionを使っているなら、やめないほうがいいはずです。得意なことのためにNotionを持ち続けてください。このページが扱うのは、タスクと資料のメモの側だけです。
引っかかりがあるところ
GTDにはいくつか具体的な要求があり、それは白紙の画布にはきれいに重なりません。
使う人ではなく、設計する人になります。tingdoでは、アプリを開けば次にとるべき行動が見えます。Notionで開くのは、自分でつくったデータベースです。どんな項目にするかも、表示をどう絞り込むかも、自分の仕組みで「次にとるべき行動」が何を指すかも、自分で決めました。最初の数週間は仕組みの設計に消えます。次の数か月は、その手直しに消えます。方法は注意を解き放つためのものなのに、道具のほうがそれを吸い取ってしまいます。
書き留めるのが一瞬ではありません。GTDで素早く書き留めることが大事なのは、そこに引っかかりがあると、考えがそもそもシステムに入らないからです。Notionに書き留めるには、データベースを選び、行を開き、項目を埋めます。それが終わるころには、考えの半分は消えています。tingdoはタイトルだけで書き留めます。それ以外はあとから足せますし、足さなくてもかまいません。
タスクとメモが自然には並びません。Notionでは、タスクは一つのデータベースの中の行です。そのタスクに結びついたメモは、別のデータベースの中のページか、文書の中のブロックか、どこかのコメントです。つなぐことはできますが、そのつなぎ方を自分で設計しなければなりません。tingdoでは、タスクと資料のメモが同じプロジェクトの中に並んでいます。タスクは+で、メモは*で書き留めます。tingdoがタスクとメモをどう一緒にしているかを見る。
週次レビューは自分次第です。GTDの週次レビューは、システムを信頼できる状態に保つものです。Notionでは、その習慣を自分で設計しなければなりません。どのデータベースを、どの順番で、どんな絞り込みで見るのか。多くの人はそこまでしません。tingdoの週次レビューは、何もつくらなくても最初から存在する、一段階ずつの道です。案内つきの週次レビューの進み方を見る。
コンテキストが後回しになります。「今どこにいて、何の道具があるか」で絞り込むことは、GTDの実行の段階の中心です。Notionでは、コンテキストは自分で用意して手入れするタグや選択項目として存在します。tingdoでは、コンテキストは一級の概念で、最初の画面に組み込まれています。
「次にとるべき行動」という構造がありません。Notionはタスクのリストを持てますし、タスクどうしの前後関係を示すこともできます。示せないのは、そのプロジェクトの中でどのタスクが次にとるべき具体的な行動なのか、です。それはGTDの概念であり、データベースの上に、自分の手で、そのつど写し取る必要があります。
どれもNotionの欠陥ではありません。Notionは果てしなく広がるようにつくられていて、GTDは切れ味のある縁を求めている。それだけのことです。
タスクとメモの道具として、tingdoが収まる場所
| Notion | tingdo | |
|---|---|---|
| 何のためにつくられたか | すべて。文書、データベース、ウィキ、プロジェクトの追跡 | メモも置けるGTDのタスク管理 |
| 準備にかかる時間 | 仕組みの設計に数日から数週間 | 開いて、書き留め始めるだけ |
| 書き留め | データベースを開き、項目を選び、行を埋める | 欄が一つ、タイトルだけ、あとはすべて任意 |
| タスクとメモが一緒か | データベースが二つ。つなぐのは自分 | 同じプロジェクト。+でタスク、*でメモ |
| 次にとるべき行動の扱い | 属性として自分で写し取る | 最初の画面に組み込み |
| 週次レビュー | 習慣を自分で設計する | 案内つきで一段階ずつ進む道 |
| コンテキスト | 自分で用意して手入れするタグ | 一級の概念として組み込み |
| 期限切れのタスク | 赤いバッジ。期限で動く | 期限切れはなし。期限は本物のときだけ |
| 一つのタスクに取り組む | タイマーの部品を埋め込むか、別のタブに置く | Focus Mode。一つのタスク、静かな画面、時間の記録つき |
合うなら、両方使ってください
どちらか一方という話ではありません。Notionは文書と知識とチームの仕事にすぐれています。tingdoは、Notionがもともと答えるためにつくられていない問いにすぐれています。次に何をするか、そしてそれをやるのにどのメモが要るか、という問いです。
tingdoを使っている方の多くは、長い文書と共有のウィキとチームの作業場のためにNotionを持ち続け、次にとるべき行動のリストと、それに付くプロジェクトのメモはtingdoに任せています。それぞれの道具が本当に得意なことをして、一つに両方をやらせるための税を払わずに済みます。
Notionから移るとき
NotionでGTDを回してきて、そのためにつくられたものを試したいなら、タスクのデータベースをCSVで書き出してください。tingdoに読み込みます。タイトルは移ります。プロジェクトとコンテキストは、進みながら整えても、置いてきてもかまいません。タスクに結びついた資料のメモは、出てきたときに、それが属するプロジェクトの中で*を使って写していけます。多くの方は、この整理そのものが頭の整理になったと言います。Notionの仕組みの中にあったものの少なくない部分が、実は仕事ではなく、道具の手入れだったとわかるからです。