Deine Aufgaben und deine Notizen gehören zusammen

Du hast einen Aufgabenplaner für dein Tun und eine Notiz-App für deine Informationen. Zwei Apps, zwei Systeme, zwei Orte zum Nachsehen.

Anforderungsprofil und Gehaltsrahmen liegen in einem Google Doc. Die Aufgabe "Stellenanzeige schreiben" liegt in deiner To-do-App. Wenn du dich hinsetzt, um die Anzeige zu schreiben, brauchst du die geforderten Fähigkeiten und das Gehaltsband. Also wechselst du die App, scrollst durch Dokumente, findest die Datei, wechselst zurück und versuchst dich zu erinnern, was du eigentlich vorhattest.

Die Gestaltungsrichtlinien für den Website-Relaunch liegen irgendwo auf einem geteilten Laufwerk. Die Rückmeldungen aus dem Q1-Review stehen in einem E-Mail-Verlauf. Die Flugoptionen für den Familienurlaub waren in einem Browser-Tab, den du gestern geschlossen hast. Deine Aufgaben liegen ganz woanders.

Jedes Mal, wenn du eine Information brauchst, um an einer Aufgabe zu arbeiten, verlässt du deinen Aufgabenplaner. Jeder Wechsel ist Reibung. Jede Suche ist eine kleine Unterbrechung. Mit der Zeit legst du gar nichts mehr in deinem System ab, weil du weißt, dass du es dann doch nicht findest, wenn du es brauchst.

Ein Gehaltsband für sich genommen nützt nichts. Es nützt in dem Moment, in dem du eine Stellenanzeige schreiben willst. Gestaltungsrichtlinien auf einem geteilten Laufwerk nützen nichts. Sie nützen in dem Projekt, in dem du die Designerin briefst und den Entwurf der Startseite durchsiehst.

Wenn Referenzmaterial neben den Aufgaben liegt, die es brauchen, hörst du auf, nach Informationen zu suchen. Sie sind schon da, im Projekt, sichtbar, wenn du sie brauchst, und aus dem Weg, wenn nicht.

Der Gedanke ist nicht neu. Er kommt aus GTD, wo Referenzmaterial nach Projekt abgelegt wird und nicht nach Art. Das Prinzip ist schlicht: Leg Informationen dorthin, wo du sie benutzen wirst, nicht dorthin, wo sie sich am leichtesten ablegen lassen.

In tingdo teilen sich Aufgaben und Notizen dasselbe Zuhause. Beide liegen in deinen Projekten, nebeneinander.

Der Unterschied zwischen ihnen ist ein einziges Zeichen. In der Suchzeile tippst du + für eine Aufgabe. Und * für eine Notiz. Beide verstehen dieselbe Schreibweise nebenbei: /projekt für ein Projekt, #kontext für einen Kontext.

Aufgaben erscheinen auf deiner Liste der nächsten Schritte. Notizen nicht. Das ist der ganze Unterschied. Notizen sind Referenzmaterial: sichtbar im Projekt, auffindbar über die Suchzeile, aber ausgeblendet aus deinen Aktionslisten, damit sie dir nicht im Weg stehen.

Machst du ein Projekt auf, siehst du beides: deine Aufgaben nach Status gruppiert und deine Notizen in einem eigenen Abschnitt. Alles, was du zum Arbeiten brauchst, in einem Bild.

Nicht jedes Referenzmaterial ist Text. Das Angebot, das man dir geschickt hat, der abfotografierte Zählerstand, das Regal, dessen Maße du brauchst: Oft ist der nützliche Teil ein Bild. Du kannst einen Screenshot einfügen oder ein Bild direkt in eine Beschreibung ziehen, und es sitzt dort neben den Worten, zu denen es gehört. Das war das Letzte, wofür es noch eine zweite App gebraucht hätte.

Dein System hält zwei Arten von Informationen: Dinge zum Tun und Dinge zum Nachschlagen.

Die Rückmeldungen aus dem Q1-Review sind keine Aufgabe. Die Gestaltungsrichtlinien sind keine Aufgabe. Die Flugoptionen und die Hotelauswahl sind keine Aufgabe. Und trotzdem gehören sie alle in dein System, nah an das Projekt, für das sie zählen.

Die meisten Aufgabenplaner zwingen dich zur Wahl: Entweder ist alles eine Aufgabe, und deine Listen füllen sich mit Dingen, bei denen es nichts zu tun gibt, oder du legst Referenzmaterial woanders ab und verlierst die Verbindung.

In tingdo ist dieser Unterschied vollwertig eingebaut. Eine Aufgabe hat einen Status, einen nächsten Schritt, einen Platz in deiner wöchentlichen Durchsicht. Eine Notiz hat nichts davon. Sie liegt still im Projekt und ist da, wenn du sie brauchst.

Jede App, die du dir dazunimmst, ist ein System, das du pflegen, abgleichen, durchsuchen und dem du vertrauen musst. Zwei Apps heißt zwei Eingangskörbe, zwei Suchverläufe, zwei Orte, an denen sich eine Information verstecken kann.

Wenn dein Aufgabenplaner auch dein Referenzmaterial halten kann, fällt diese Teilung weg. Ein System, eine Suche, ein Ort zum Nachsehen.

Das heißt nicht, dass tingdo eine vollwertige Notiz-App für lange Texte oder Wissensmanagement ersetzt. Es heißt, dass das Referenzmaterial, das an deinen Aufgaben und Projekten hängt, also die Anforderungsprofile, die Abrechnungsregeln, die Gestaltungsrichtlinien, die Rechercheergebnisse, ein natürliches Zuhause in deinem Aufgabenplaner hat.