Google Tasks e Microsoft To Do: uma comparação honesta
Dois aplicativos de tarefas que vêm colados ao software que você já usa o dia inteiro. Aqui está onde o Microsoft To Do e o Google Tasks realmente diferem, e o que fazer quando uma lista plana deixa de bastar.
Como eles se comparam
O que cada um é
Uma lista de itens colada ao Gmail e ao Google Agenda. O Google Tasks é pequeno de propósito: listas, tarefas, datas. Ele cresceu devagar e continuou estreito por escolha.
O sucessor do Wunderlist, reconstruído dentro do Microsoft 365. O To Do é um aplicativo de tarefas de verdade, com um ritual diário no centro, e alcança o Outlook e o Planner.
Estrutura
Listas e um nível de subtarefas. Sem rótulos e sem etiquetas; a prioridade é uma estrela única, muito parecida com a estrela de importância do To Do. O limite de um nível está na própria API do Google Tasks, então outros clientes não conseguem acrescentar profundidade por cima.
Listas, grupos de listas e etapas. Uma hashtag digitada no título funciona como etiqueta informal na busca. A importância é uma estrela. Mais estrutura que o Google Tasks, ainda plano ao lado de uma ferramenta de projetos.
A visão diária
Uma tarefa com data aparece no Google Agenda, ao lado das suas reuniões. O que não tem data fica na lista, esperando ser lembrado.
O Meu Dia começa vazio toda manhã e oferece sugestões. Um bom ritual se você mantiver, uma tela vazia se não mantiver.
Captura e integrações
Mais forte dentro do Google. Transforme uma mensagem do Gmail em tarefa pelo painel lateral, acrescente tarefas pela Agenda, capture no celular. Fora do Google, não há muita coisa.
Sinalize um e-mail no Outlook e ele cai no To Do. Tarefas atribuídas a você no Planner aparecem em Atribuídas a mim. Aplicativos de desktop para Windows e Mac, além de web e celular.
Trabalhar em uma tarefa só
Nada embutido. Uma tarefa é uma linha em uma lista, e nenhuma parte do aplicativo ajuda você a sentar com uma delas ou a registrar quanto tempo levou.
Nada no próprio aplicativo. No Windows 11, as Sessões de Foco do aplicativo Relógio conseguem puxar uma tarefa do To Do e rodar um cronômetro ao lado, o que funciona bem se você está no Windows.
Compartilhamento
Não dá para compartilhar listas. Em contas Workspace, uma tarefa isolada pode ser atribuída por um espaço do Google Chat ou por um Documento, e ela cai na lista pessoal de quem recebeu. Não existe lista compartilhada dentro do próprio aplicativo.
Listas compartilhadas funcionam, com limites. Contas pessoais compartilham com contas pessoais, contas de trabalho compartilham só dentro da organização, e listas nativas como o Meu Dia não podem ser compartilhadas de jeito nenhum.
Como recuperar seus dados
O Google Takeout exporta o Tasks em JSON. Não há opção de CSV, então levar os dados para outro aplicativo exige um passo de conversão.
Sem exportação no aplicativo. As saídas são o cliente clássico do Outlook para desktop, onde as mesmas tarefas aparecem como tarefas do Outlook, ou um fluxo do Power Automate que escreve em uma planilha do Excel.
Então qual escolher?
Se o seu dia roda no Gmail e no Google Agenda, o Google Tasks é o caminho mais curto. Nada para instalar, nada para configurar, e uma tarefa com data aparece ao lado das suas reuniões sem você pedir.
Se o seu dia roda no Outlook, o Microsoft To Do ganha em quase todos os pontos: mais estrutura, listas compartilhadas, um aplicativo de desktop de verdade e uma visão diária que dá forma à manhã.
Frente a frente, o Microsoft To Do é o aplicativo mais capaz e o Google Tasks é o mais invisível. Qual importa mais depende de qual caixa de entrada você abre primeiro.
De um jeito ou de outro, nenhum dos dois foi feito para sustentar muito mais do que algumas dezenas de itens.
E se a lista cresceu além dos dois?
Existe um ponto em que uma lista plana para de funcionar. Não porque o aplicativo é ruim, mas porque essa lista agora segura quatro ou cinco projetos, um punhado de coisas que você espera de outras pessoas e uma pilha de ideias que você ainda não está pronto para começar. Uma lista de itens não distingue essas coisas, então você acaba fazendo a triagem na cabeça, toda vez que abre.
O tingdo foi construído para esse ponto. Cada projeto carrega um resultado e uma próxima ação, e o resto espera. A tela inicial mostra o que dá para fazer agora, agrupado por onde você está: no computador, no telefone, na rua.
Uma tarefa ganha data quando existe uma de verdade, e no resto do tempo fica quieta. Uma revisão semanal tranquila mantém tudo honesto. O tingdo é um app GTD, então o fluxo do Getting Things Done já vem pronto e não é algo que você precise montar.
#rua
- Comprar leite de aveia
- Levar a encomenda ao correio
- Pegar o remédio na farmácia
#pc
- Escrever a proposta do projeto do Q2
- Cancelar aquela assinatura esquecida
- Responder o e-mail do Marco
Feito para quem pensa em próximas ações
Uma decisão por semana
Suas próximas ações são decididas na revisão semanal e continuam decididas. As manhãs viram uma olhada, não uma negociação nova.
Contextos, não listas
Filtre por onde você está e o que tem à mão. Todo o resto fica fora de vista até poder ser feito.
Nada espera em silêncio
Os itens em espera e as ideias para algum dia têm lugares próprios, e a revisão traz cada um de volta na hora certa.
Começar do zero está tudo bem
Nenhum dos dois exporta com limpeza, e isso importa menos do que parece. Escrever seus ciclos abertos na Inbox do tingdo é uma varredura mental, que é por onde o GTD começa mesmo.
Veja como é uma semana sem escolher tudo de novo
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