Google Tasks frente a Microsoft To Do: una comparativa honesta
Dos apps de tareas que vienen pegadas al software que ya usas todo el día. Aquí está en qué se diferencian de verdad Microsoft To Do y Google Tasks, y qué hacer cuando una lista plana deja de bastar.
Cómo se comparan
Qué es cada una
Una lista de comprobación pegada a Gmail y a Google Calendar. Google Tasks es pequeña a propósito: listas, tareas, fechas. Ha crecido despacio y se ha mantenido estrecha por decisión propia.
La sucesora de Wunderlist, reconstruida dentro de Microsoft 365. To Do es una app de tareas de verdad, con un ritual diario en el centro, y llega hasta Outlook y Planner.
Estructura
Listas y un nivel de subtareas. Sin etiquetas de ningún tipo; la prioridad es una sola estrella, muy parecida a la estrella de importancia de To Do. El límite de un solo nivel vive en la API de Google Tasks, así que ningún otro cliente puede añadir profundidad encima.
Listas, grupos de listas y pasos. Una almohadilla escrita en el título funciona como etiqueta informal en la búsqueda. La importancia es una estrella. Más estructura que Google Tasks, y aun así plana al lado de una herramienta de proyectos.
La vista diaria
Una tarea con fecha aparece en Google Calendar junto a tus reuniones. Lo que no lleva fecha se queda en la lista esperando a que alguien se acuerde.
Mi día empieza vacío cada mañana y te ofrece sugerencias. Un buen ritual si lo mantienes, una pantalla vacía si no.
Captura e integraciones
Más fuerte dentro de Google. Convierte un mensaje de Gmail en tarea desde el panel lateral, añade tareas desde Calendar, captura en el teléfono. Fuera de Google no hay mucho.
Marca un correo de Outlook y aterriza en To Do. Las tareas que te asignan en Planner aparecen en Asignadas a mí. Apps de escritorio para Windows y Mac, más web y móvil.
Trabajar en una sola tarea
Nada incluido. Una tarea es una línea en una lista, y ninguna parte de la app te ayuda a sentarte con una ni a registrar cuánto llevó.
Nada dentro de la propia app. En Windows 11, las sesiones de concentración de la app Reloj pueden traer una tarea de To Do y poner un reloj al lado, lo que funciona bien si estás en Windows.
Compartir
Las listas no se pueden compartir. En cuentas de Workspace se puede asignar una tarea suelta desde un espacio de Google Chat o un documento, y aterriza en la lista personal de quien la recibe. Dentro de la app no hay lista compartida.
Las listas compartidas funcionan, con límites. Las cuentas personales comparten con cuentas personales, las de trabajo solo dentro de la organización, y las listas propias del sistema como Mi día no se pueden compartir.
Sacar tus datos
Google Takeout exporta Tasks en JSON. No hay opción de CSV, así que llevar los datos a otra app pide un paso de conversión.
Sin exportación en la app. Los rodeos son el cliente clásico de Outlook para escritorio, donde esas mismas tareas aparecen como tareas de Outlook, o un flujo de Power Automate que escribe en Excel.
¿Cuál deberías elegir entonces?
Si tu día gira en torno a Gmail y Google Calendar, Google Tasks es el camino más corto. Nada que instalar, nada que montar, y una tarea con fecha aparece junto a tus reuniones sin que la pidas.
Si tu día gira en torno a Outlook, Microsoft To Do gana en casi todo: más estructura, listas compartidas, una app de escritorio de verdad y una vista diaria que le da forma a la mañana.
Cara a cara, Microsoft To Do es la app más capaz y Google Tasks la más invisible. Qué importa más depende de qué bandeja de entrada abras primero.
En cualquier caso, ninguna está hecha para sostener mucho más que unas decenas de cosas.
¿Y si la lista se les ha quedado grande a las dos?
Hay un punto en el que una lista plana deja de funcionar. No porque la app sea mala, sino porque esa lista sostiene ya cuatro o cinco proyectos, un puñado de cosas que esperas de otras personas y un montón de ideas que aún no vas a empezar. Una lista de comprobación no puede distinguirlas, así que acabas haciendo tú la clasificación en la cabeza cada vez que la abres.
tingdo está hecho para ese punto. Cada proyecto lleva un resultado y una próxima acción, y el resto espera. La pantalla de inicio muestra lo que puedes hacer ahora mismo, agrupado por dónde estás: en el escritorio, al teléfono o haciendo recados.
Una tarea recibe fecha cuando hay una de verdad, y el resto del tiempo te deja en paz. Una revisión semanal tranquila mantiene todo honesto. tingdo es una app GTD, así que el flujo de Getting Things Done viene de serie y no es algo que tengas que montar tú.
#recados
- Comprar leche de avena
- Llevar el paquete a la oficina de correos
- Recoger la receta en la farmacia
#pc
- Preparar la propuesta de proyecto para el Q2
- Cancelar esa suscripción que se te olvidó
- Responder al correo de Marco
Hecho para quien piensa en próximas acciones
Una decisión por semana
Tus próximas acciones se deciden en la revisión semanal y se quedan decididas. Las mañanas pasan a ser un vistazo, no una negociación nueva.
Contextos, no listas
Filtra por dónde estás y qué llevas encima. Todo lo demás se queda fuera de la vista hasta que se pueda hacer.
Nada espera en silencio
Lo que está en Waiting For y las ideas de Someday/Maybe tienen su propio sitio, y la revisión te las devuelve a tiempo.
Empezar de cero está bien
Ninguna de las dos exporta con limpieza, y eso importa menos de lo que parece. Escribir tus asuntos abiertos en la Inbox de tingdo es un vaciado de cabeza, que es donde empieza GTD de todos modos.
Mira qué se siente en una semana sin volver a elegir
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