Google TasksとMicrosoft To Do、正直な比較
一日中使っているソフトについてくる、二つのToDoアプリ。Microsoft To DoとGoogle Tasksが実際にどこで違うのか、そして平らなリストでは足りなくなったときにどうするか。
並べてみる
それぞれが何か
GmailとGoogleカレンダーについているチェックリストです。Google Tasksは意図して小さくつくられています。リスト、タスク、日付。ゆっくり育ち、あえて狭いままです。
Wunderlistの後継で、Microsoft 365の中につくり直されました。To Doは毎日の儀式を中心に置いた本物のToDoアプリで、OutlookとPlannerにも手が届きます。
構造
リストと、一段階のサブタスク。ラベルもタグもなく、優先度は星一つで、To Doの重要の星と似ています。一段階の制限はGoogle TasksのAPI側にあるので、ほかのアプリがその上に深さを足すことはできません。
リスト、リストのグループ、ステップ。タイトルに打った#のタグが、検索での非公式なタグとして働きます。重要は星です。Google Tasksより構造はありますが、プロジェクトの道具と並べればまだ平らです。
毎日の画面
日付のあるタスクは、Googleカレンダーで会議の横に現れます。日付のないものはリストの中にあり、思い出されるのを待ちます。
My Dayは毎朝空の状態で始まり、提案を出してきます。続けられれば良い儀式で、続けられなければ空の画面です。
書き留めと連携
Googleの中でいちばん強いです。サイドパネルからGmailのメールをタスクに変え、カレンダーからタスクを足し、スマートフォンで書き留められます。Googleの外には、あまりありません。
Outlookのメールにフラグを立てると、To Doに入ります。Plannerで自分に割り当てられたタスクは、自分に割り当て済みの下に現れます。WindowsとMacのデスクトップアプリに加え、ウェブとスマートフォンがあります。
一つのタスクに取り組む
組み込みのものはありません。タスクはリストの中の一行で、一つに向き合うことも、かかった時間を残すことも、アプリのどこも助けてくれません。
アプリの中にはありません。Windows 11では、時計アプリのフォーカスセッションがTo Doのタスクを読み込み、その横でタイマーを動かせます。Windowsを使っているなら、これはよく働きます。
共有
リストは共有できません。Workspaceのアカウントでは、Google ChatのスペースかGoogleドキュメントを通して一つのタスクを人に割り当てられ、相手の個人のリストに入ります。アプリの中に共有のリストはありません。
共有リストは働きますが、制限があります。個人のアカウントは個人のアカウントと共有し、仕事のアカウントは組織の中でだけ共有し、My Dayのような組み込みのリストはまったく共有できません。
データを取り出す
Google TakeoutがTasksをJSONで書き出します。CSVの選択肢はないので、別のアプリにデータを移すには変換の一手間が要ります。
アプリの中に書き出しはありません。回り道は、同じタスクがOutlookのタスクとして現れる従来のOutlookのデスクトップアプリか、Excelに書き込むPower Automateの流れです。
では、どちらを選ぶべきか
一日がGmailとGoogleカレンダーで回っているなら、Google Tasksのほうが近道です。入れるものも、設定するものもなく、日付のあるタスクは頼まなくても会議の横に現れます。
一日がOutlookで回っているなら、Microsoft To Doがほぼすべての点で勝ちます。より多くの構造、共有リスト、本物のデスクトップアプリ、そして朝に形を与える毎日の画面。
一対一で見れば、Microsoft To Doのほうが有能なアプリで、Google Tasksのほうが目立たないアプリです。どちらが大事かは、どちらの受信箱を先に開くかで決まります。
いずれにせよ、どちらも数十件を超えるものを持つようにはつくられていません。
リストが、どちらも超えてしまったら
平らなリストが働かなくなる地点があります。アプリが貧弱だからではなく、そのリストが今や四つか五つのプロジェクトと、人の返事を待っているいくつかと、まだ始める段階ではない思いつきの山を抱えているからです。チェックリストにはそれらの区別がつかないので、開くたびに、頭の中で仕分けをすることになります。
tingdoは、その地点のためにできています。それぞれのプロジェクトは成果と一つの次にとるべき行動を持ち、残りは待ちます。最初の画面には、今すぐ手をつけられることが、今いる場所ごとに並びます。パソコンの前で、電話で、外での用事で。
本当に日付があるタスクには日付がつき、そうでないタスクは邪魔をしません。静かな週次レビューが、全体を正直に保ちます。tingdoはGTDのタスク管理アプリなので、Getting Things Doneの流れは自分で組み立てるものではなく、最初からの前提です。
#errands
- オーツミルクを買う
- 郵便局で荷物を出す
- 薬局で処方薬を受け取る
#computer
- 第2四半期の提案書を書く
- 忘れていたサブスクを解約する
- 田中さんのメールに返信する
次にとるべき行動で考える人のために
判断は週に一度
次にとるべき行動は週次レビューで決まり、決まったままです。朝は見るだけになり、毎回の交渉ではなくなります。
リストではなく、コンテキスト
今いる場所と手元にあるもので絞り込みます。それ以外は、できるようになるまで視界の外にあります。
まっさらから始めてかまいません
どちらのアプリもきれいには書き出せませんが、それは聞こえるほど大きな問題ではありません。気になることをtingdoの受信箱に書き出すこと自体が頭の棚卸しで、そもそもGTDはそこから始まります。
選び直さない一週間が、どんな感じかを
tingdoを開く無料で使えます。クレジットカードは不要です。