Google Tasks vs Microsoft To Do: ein ehrlicher Vergleich
Zwei Aufgaben-Apps, die an der Software hängen, die du ohnehin den ganzen Tag benutzt. Hier steht, worin sich Microsoft To Do und Google Tasks tatsächlich unterscheiden, und was du tust, wenn eine flache Liste nicht mehr reicht.
Der Vergleich
Was die beiden sind
Eine Checkliste an Gmail und Google Kalender. Google Tasks ist mit Absicht klein: Listen, Aufgaben, Daten. Es ist langsam gewachsen und bewusst schmal geblieben.
Der Nachfolger von Wunderlist, neu gebaut innerhalb von Microsoft 365. To Do ist eine richtige Aufgaben-App mit einem täglichen Ritual im Zentrum, und sie reicht in Outlook und Planner hinein.
Struktur
Listen und eine Ebene Unteraufgaben. Keine Labels und keine Tags, als Priorität dient ein einzelner Stern, ähnlich wie der Wichtig-Stern in To Do. Die Grenze von einer Ebene steckt in der Schnittstelle von Google Tasks, andere Programme können also keine Tiefe daraufsetzen.
Listen, Listengruppen und Schritte. Ein Hashtag im Titel wirkt in der Suche wie ein loses Tag. Wichtigkeit ist ein Stern. Mehr Struktur als bei Google Tasks, neben einem Projektwerkzeug immer noch flach.
Die Tagesansicht
Eine Aufgabe mit Datum erscheint im Google Kalender neben deinen Terminen. Alles ohne Datum liegt in der Liste und wartet darauf, dass du daran denkst.
Mein Tag startet jeden Morgen leer und macht Vorschläge. Ein gutes Ritual, wenn du es hältst, ein leerer Bildschirm, wenn nicht.
Erfassen und Anbindungen
Am stärksten innerhalb von Google. Mach aus einer Gmail-Nachricht über die Seitenleiste eine Aufgabe, leg Aufgaben aus dem Kalender an, erfass unterwegs auf dem Handy. Außerhalb von Google gibt es wenig.
Markier eine Outlook-Mail, und sie landet in To Do. Aufgaben, die dir in Planner zugewiesen wurden, tauchen unter Mir zugewiesen auf. Desktop-Apps für Windows und Mac, dazu Web und Handy.
An einer Aufgabe arbeiten
Nichts eingebaut. Eine Aufgabe ist eine Zeile in einer Liste, und kein Teil der App hilft dir dabei, dich mit einer hinzusetzen oder festzuhalten, wie lange sie gedauert hat.
In der App selbst nichts. Unter Windows 11 können die Fokussitzungen der Uhr-App eine Aufgabe aus To Do hereinholen und einen Timer daneben laufen lassen, was gut funktioniert, wenn du unter Windows arbeitest.
Teilen
Listen lassen sich nicht teilen. In Workspace-Konten kann eine einzelne Aufgabe über einen Google-Chat-Raum oder ein Google Doc zugewiesen werden und landet dann in der persönlichen Liste der Person. Eine geteilte Liste in der App selbst gibt es nicht.
Geteilte Listen funktionieren, mit Grenzen. Private Konten teilen mit privaten Konten, Arbeitskonten teilen nur innerhalb der Organisation, und eingebaute Listen wie Mein Tag lassen sich gar nicht teilen.
Deine Daten wieder herausbekommen
Google Takeout exportiert Tasks als JSON. Eine CSV-Option gibt es nicht, ein Umzug in eine andere App braucht also einen Zwischenschritt zum Umwandeln.
Kein Export in der App. Die Umwege sind der klassische Outlook-Desktop-Client, in dem dieselben Aufgaben als Outlook-Aufgaben auftauchen, oder ein Ablauf in Power Automate, der nach Excel schreibt.
Welches also nehmen?
Wenn dein Tag auf Gmail und Google Kalender läuft, ist Google Tasks der kürzere Weg. Nichts zu installieren, nichts einzurichten, und eine Aufgabe mit Datum steht neben deinen Terminen, ohne dass du darum bittest.
Wenn dein Tag auf Outlook läuft, gewinnt Microsoft To Do in fast jedem Punkt: mehr Struktur, geteilte Listen, eine richtige Desktop-App und eine Tagesansicht, die dem Morgen eine Form gibt.
Direkt nebeneinander ist Microsoft To Do die leistungsfähigere App und Google Tasks die unauffälligere. Was mehr zählt, hängt davon ab, welches Postfach du zuerst aufmachst.
So oder so: Für viel mehr als ein paar Dutzend Einträge ist keines von beiden gebaut.
Und wenn die Liste beiden entwachsen ist?
Es gibt einen Punkt, an dem eine flache Liste aufhört zu funktionieren. Nicht, weil die App schlecht wäre, sondern weil diese Liste inzwischen vier oder fünf Projekte hält, eine Handvoll Dinge, auf die du bei anderen Leuten wartest, und einen Stapel Ideen, für die es noch nicht so weit ist. Eine Checkliste kann das nicht auseinanderhalten, also sortierst du im Kopf, jedes Mal, wenn du sie aufmachst.
Für genau diesen Punkt ist tingdo gebaut. Jedes Projekt trägt ein Ergebnis und einen nächsten Schritt, der Rest wartet. Der Startbildschirm zeigt, was du gerade angehen kannst, gruppiert danach, wo du bist: am Rechner, am Telefon, unterwegs beim Erledigen.
Eine Aufgabe bekommt ein Datum, wenn es ein echtes gibt, und bleibt dir sonst aus dem Weg. Eine ruhige wöchentliche Durchsicht hält das Ganze ehrlich. tingdo ist ein GTD-Aufgabenplaner, der Ablauf von Getting Things Done ist also der Normalfall und nichts, was du dir selbst baust.
#besorgungen
- Hafermilch kaufen
- Paket zur Post bringen
- Rezept in der Apotheke abholen
#computer
- Projektangebot für Q2 entwerfen
- Das vergessene Abo endlich kündigen
- Marcos E-Mail beantworten
Gebaut für Leute, die in nächsten Schritten denken
Eine Entscheidung pro Woche
Deine nächsten Schritte werden in der wöchentlichen Durchsicht entschieden und bleiben entschieden. Der Morgen wird ein Blick und keine neue Verhandlung.
Kontexte statt Listen
Filtere danach, wo du bist und was du dabeihast. Alles andere bleibt aus dem Blick, bis es machbar ist.
Nichts wartet im Stillen
Wartendes und Ideen für irgendwann haben ihre eigenen Orte, und die Durchsicht bringt sie dir pünktlich zurück.
Neu anzufangen ist in Ordnung
Keine der beiden Apps exportiert sauber, und das wiegt weniger schwer, als es klingt. Deine offenen Fäden in die Inbox von tingdo zu schreiben ist ein Ausmisten im Kopf, und genau damit fängt GTD ohnehin an.
Sieh, wie sich eine Woche ohne ständiges Neuwählen anfühlt
tingdo öffnenKostenlos nutzbar. Keine Kreditkarte nötig.