Auf der Suche nach einer Notion Alternative für Aufgaben und Notizen?
Ein Wort zum Rahmen: Diese Seite vergleicht Notion und tingdo als Werkzeuge für deine Aufgaben und die Referenznotizen, die daran hängen. Sie vergleicht nicht Notion als Ganzes. Notion ist ein Wiki, eine Datenbank, ein Editor für Dokumente, ein Arbeitsraum für Teams. Nichts davon versucht tingdo zu ersetzen. tingdo ersetzt den Teil von Notion, in dem du den Überblick darüber behalten willst, was als Nächstes zu tun ist, und die Notizen, die du neben diesen Aufgaben brauchst.
Wenn genau dieser Teil von Notion dich Kraft kostet, lies weiter.
Wo Notion glänzt
Notion ist in vielem wirklich gut, und wir wollen nicht so tun, als wäre es anders.
- ·Dokumente und Wikis. Lange Texte, Wissenssammlungen für Teams, interne Dokumentation.
- ·Eigene Datenbanken. Alles, was strukturierte Felder und mehrere Ansichten braucht.
- ·Projekte verfolgen. Roadmaps, Sprints, Redaktionspläne.
- ·Arbeiten im Team. Gleichzeitiges Schreiben, Kommentare, geteilte Räume.
- ·KI im ganzen Arbeitsraum. Die Agenten von Notion können deinen Arbeitsraum durchsuchen, Entwürfe schreiben und Aufträge nach Zeitplan ausführen. Wenn dein Wissen in Notion liegt, ist diese Reichweite schwer zu schlagen.
Wenn du Notion für eines davon nutzt, solltest du damit vermutlich nicht aufhören. Behalt Notion für das, was es gut kann. Auf dieser Seite geht es nur um die Seite der Aufgaben und Referenznotizen.
Wo die Reibung sitzt
GTD stellt ein paar bestimmte Ansprüche, die sich auf einer leeren Leinwand nicht sauber abbilden lassen.
Du wirst zum Architekten statt zum Nutzer. In tingdo machst du die App auf und siehst deine nächsten Schritte. In Notion machst du eine Datenbank auf, die du gebaut hast. Du hast entschieden, welche Felder es gibt, wie die Ansichten gefiltert sind und was "nächster Schritt" in deinem Aufbau bedeutet. Die ersten Wochen gehen ins Entwerfen des Systems. Die nächsten Monate ins Nachjustieren. Die Methode soll deine Aufmerksamkeit freimachen. Stattdessen zieht das Werkzeug sie auf sich.
Erfassen geht nicht sofort. Schnelles Erfassen zählt bei GTD deshalb so viel, weil Reibung an dieser Stelle dazu führt, dass Gedanken nie im System ankommen. In Notion zu erfassen heißt: eine Datenbank auswählen, eine Zeile öffnen, Felder ausfüllen. Bis das erledigt ist, ist der halbe Gedanke weg. tingdo erfasst mit einem Titel und sonst nichts. Alles Weitere kannst du später ergänzen, oder nie.
Aufgaben und Notizen liegen nicht von selbst beieinander. In Notion ist eine Aufgabe eine Zeile in der einen Datenbank. Die Notiz dazu ist eine Seite in einer anderen Datenbank, ein Block in einem Dokument oder ein Kommentar irgendwo. Verknüpfen kannst du das, aber diese Verknüpfung musst du selbst entwerfen. In tingdo liegen Aufgaben und Referenznotizen im selben Projekt nebeneinander, erfasst mit + für Aufgaben und * für Notizen. So bringt tingdo Aufgaben und Notizen zusammen.
Die wöchentliche Durchsicht liegt bei dir. Sie ist das, was ein GTD-System verlässlich hält. In Notion musst du dieses Ritual selbst entwerfen: welche Datenbanken, in welcher Reihenfolge, mit welchen Filtern. Die meisten tun es nicht. Die Durchsicht in tingdo ist ein geführter Weg, ein Schritt nach dem anderen, und sie ist da, ob du etwas baust oder nicht. So funktioniert die geführte wöchentliche Durchsicht.
Kontexte sind ein Nachgedanke. Danach zu filtern, wo du bist und was du zur Hand hast, ist das Herz des Erledigen-Schritts in GTD. In Notion leben Kontexte als Tags oder Auswahlfelder, die du einrichtest und pflegst. In tingdo sind Kontexte ein vollwertiger Baustein, eingebaut in den Startbildschirm.
Eine Struktur für den nächsten Schritt gibt es nicht. Notion kann eine Liste von Aufgaben halten und sogar Abhängigkeiten zwischen ihnen markieren. Was es dir nicht sagen kann, ist, welche Aufgabe in einem Projekt der nächste körperliche Schritt ist. Das ist ein GTD-Begriff, den du selbst in die Datenbank modellieren musst, jedes Mal.
Nichts davon ist ein Fehler in Notion. Es ist nur so, dass Notion gebaut wurde, um unendlich zu sein, und GTD eine scharfe Kante will.
Wo tingdo hinpasst, als Werkzeug für Aufgaben und Notizen
| Notion | tingdo | |
|---|---|---|
| Wofür es gebaut ist | Alles: Dokumente, Datenbanken, Wikis, Projektverfolgung | GTD mit Notizen daneben |
| Zeit zum Einrichten | Tage bis Wochen, um das System zu entwerfen | Aufmachen und losschreiben |
| Erfassen | Datenbank öffnen, Felder wählen, Zeile füllen | Ein Feld, nur der Titel, alles andere freiwillig |
| Aufgaben und Notizen zusammen | Zwei Datenbanken, verknüpfen musst du selbst | Dasselbe Projekt, + für Aufgaben, * für Notizen |
| Begriff des nächsten Schritts | Du bildest ihn als Eigenschaft nach | Im Startbildschirm eingebaut |
| Wöchentliche Durchsicht | Das Ritual entwirfst du | Ein geführter Weg, Schritt für Schritt |
| Kontexte | Tags, die du einrichtest und pflegst | Vollwertiger Baustein, eingebaut |
| Überfällige Aufgaben | Rote Badges, von Fristen getrieben | Kein Überfällig. Fristen nur, wenn echt |
| An einer Aufgabe arbeiten | Timer-Widget einbetten oder in einem anderen Tab laufen lassen | Focus Mode: eine Aufgabe, ruhiger Bildschirm, Zeit festgehalten |
Beides nutzen, wenn es passt
Das ist kein Entweder-oder. Notion ist großartig für Dokumente, Wissen und Teamarbeit. tingdo ist großartig für die Frage, die Notion nie beantworten sollte: Was tue ich als Nächstes, und welche Notizen brauche ich dafür?
Viele, die tingdo nutzen, behalten Notion für lange Dokumente, geteilte Wikis und Teamräume und überlassen tingdo die Liste der nächsten Schritte samt der Projektnotizen dazu. Jedes Werkzeug tut das, worin es wirklich gut ist, und du zahlst nicht länger die Steuer dafür, eines zu beidem zu zwingen.
Von Notion wechseln
Wenn du GTD bisher in Notion betrieben hast und etwas ausprobieren willst, das dafür gebaut ist: Exportier deine Aufgaben-Datenbank als CSV. Importier sie in tingdo. Die Titel kommen mit. Projekte und Kontexte kannst du unterwegs aufräumen oder zurücklassen. Referenznotizen, die an Aufgaben hängen, holst du dir nach und nach herüber, erfasst mit * in dem Projekt, zu dem sie gehören. Die meisten empfinden gerade das Aufräumen als klärend. Vieles von dem, was im Notion-Aufbau steckte, entpuppt sich als Pflege des Werkzeugs und nicht als eigentliche Arbeit.